Agente de viajes

Horario de trabajo

Los agentes de viajes pueden trabajar a tiempo completo o a tiempo parcial. Es posible que tengan jornadas más largas durante las temporadas altas de viajes.

Funciones habituales

• Reunirse con los clientes para hablar sobre sus necesidades de viaje, horarios y presupuestos
• Haz preguntas para determinar si los clientes cumplen los requisitos para beneficiarse de tarifas especiales (como los socios de la AAA, los socios de la AARP, los estudiantes, el personal militar, los funcionarios públicos, etc.)
• Ofrecer consejos y sugerencias basados en el conocimiento y la experiencia personales
• Compartir información relacionada con destinos turísticos concretos, incluyendo lugares de interés, costumbres locales, documentación necesaria para viajar y consejos sobre salud y seguridad.
• Busca descuentos y ofertas combinadas. Promociona los paquetes especiales que ofrecen los complejos turísticos.
• Coordinarse con las compañías aéreas, las compañías de cruceros, los hoteles y los lugares de interés turístico
• Calcular los costes totales. Organizar opciones de paquetes de viaje a medida. Analizar las opciones con los clientes
• Reserva vuelos, alojamiento y alquiler de coches, según lo solicitado
• Comprar entradas para eventos, recintos o actividades (como excursiones de un día o salidas)
• Comparte itinerarios, billetes e información sobre el destino con los clientes
  
  . Organiza alternativas si es necesario debido a cambios imprevistos.
• Visita los destinos y toma notas sobre la experiencia, para poder dar consejos a los clientes

Responsabilidades adicionales

• Realiza una investigación exhaustiva sobre los destinos más populares
• Ayudar a elaborar folletos y catálogos, asegurándose de que la información esté actualizada
• Elaborar paquetes promocionales
• Mantente al día de las advertencias y restricciones de viaje

Si tienes tu propio negocio, también tendrás que:

• Gestionar y formar al personal, según corresponda
• Preparar la documentación fiscal; pagar a tiempo los impuestos relacionados con la actividad empresarial
• Llevar registros comerciales de forma rigurosa
• Gestionar las relaciones con los proveedores y las colaboraciones
• Poner en práctica estrategias de marketing eficaces
• Gestionar presupuestos, facturación y rentabilidad
• Garantizar el cumplimiento de la normativa en materia de viajes
• Atender las reclamaciones de los clientes y resolver los problemas relacionados con el servicio
• Amplía tu red de contactos profesionales
• Utiliza sistemas modernos y adecuados para mantener la competitividad
• Planifica el crecimiento de tu empresa y su adaptación al mercado

Habilidades interpersonales

• Capacidad para trabajar de forma autónoma
• Atención al detalle
• Cooperativa
• Atención al cliente
• Fiabilidad
• Empatía
• Metódico
• Redes de contactos
• Paciencia
• Creación de relaciones
• Buenas habilidades de comunicación, incluida la escucha activa
• Gestión del tiempo

Competencias técnicas

• Software de inteligencia empresarial y análisis de datos (DataSwell, Illusions Online, Illusions OnDemand)
• Programas de calendario y gestión de citas (Apollo Reservation System, Rezdy)
• Gestión de las relaciones con los clientes
• Interfaz de usuario y consultas de bases de datos (Galor Travel Booster)
• Programas ofimáticos generales, como procesadores de texto, hojas de cálculo y programas de presentaciones
• Conocimiento de los destinos y de las tendencias del sector turístico
• Dominio de los sistemas de reserva de viajes (como el Sistema de Distribución Global)
• Competencias en imagen de marca, ventas y marketing
• Marketing en redes sociales
• Videoconferencias 

• Agencias de viajes
• Departamentos de viajes de empresa
• Empresas de viajes en línea

Los agentes de viajes deben desenvolverse en un panorama complejo de vuelos, reservas de hotel y compra de entradas para atracciones turísticas. Es un malabarismo constante: intentar encontrar las mejores opciones a los mejores precios, al tiempo que se ajustan al horario, los gustos personales y los objetivos presupuestarios de los clientes.

Se espera que los agentes sepan cómo encontrar ofertas que permitan ahorrar dinero, conseguir entradas difíciles de conseguir y ser capaces de realizar cambios de última hora (incluso si ya no se encuentran en la oficina).

Además, deben mantenerse al día de las tendencias y normativas de viaje a nivel local, nacional e internacional, ¡lo cual puede suponer un trabajo a tiempo completo por sí solo! Por otra parte, con el auge de las páginas web de viajes, cada vez son más los consumidores que optan por organizarlo todo por su cuenta, sin valorar el valor que los agentes de viajes pueden aportar gracias a sus años de experiencia y a su conocimiento profundo del sector. Por lo tanto, los agentes tienen que encontrar formas de llegar a los clientes potenciales y convencerlos de las ventajas de sus servicios. 

La combinación de negocios y ocio está redefiniendo las normas de los viajes, a medida que cada vez más personas trabajan a distancia. Muchos destinos y alojamientos se están adaptando ofreciendo servicios pensados tanto para el trabajo como para el ocio. Además, los viajeros dan cada vez más prioridad a opciones respetuosas con el medio ambiente y socialmente responsables, lo que impulsa la demanda de opciones de turismo sostenible.

Mientras tanto, los avances en inteligencia artificial y otras tecnologías están permitiendo ofrecer experiencias de viaje más personalizadas, incluidas recomendaciones a medida que podrían reducir el papel de los agentes de viajes. Lo ideal sería que los propios agentes aprendieran a aprovechar el potencial de las herramientas de inteligencia artificial para mejorar sus servicios empresariales. 

Es posible que a los agentes de viajes les haya gustado viajar desde pequeños. Quizás sintieran curiosidad por la historia, la geografía, los destinos extranjeros y las diferentes culturas. Suelen ser extrovertidos y amables, rasgos que han desarrollado por sí mismos o gracias a su entorno familiar y escolar. Además, suelen ser meticulosos y tener facilidad para las ventas, lo que también podría deberse a rasgos innatos.