Recepcionistas y empleados de información

Horario de trabajo

• Los recepcionistas y los encargados de información suelen trabajar a tiempo completo. Los horarios dependen del sector, y en algunos puestos se trabaja por la noche o los fines de semana.

Funciones habituales

• Da una cálida bienvenida a los clientes, invitados y demás visitantes. Averigua el motivo de su visita y indícales dónde deben dirigirse.
• Supervisar el acceso de los visitantes y garantizar el cumplimiento de los protocolos de seguridad, como la entrega de tarjetas de identificación a los visitantes.
• Prestar asistencia en las visitas de personalidades importantes, por ejemplo, en lo que respecta a requisitos especiales o protocolos.
• Atender, filtrar y reenviar las llamadas entrantes, los correos electrónicos y la correspondencia. Facilitar información o tomar nota de mensajes.
• Programar y confirmar citas. Gestionar y actualizar los calendarios del personal.
• Recoger, clasificar, distribuir y preparar el correo y los paquetes entrantes y salientes.
• Proporciona información sobre los servicios, las políticas y las sedes de la organización.
• Realizar tareas de apoyo administrativo, como la introducción de datos, el archivo de documentos, hacer fotocopias, tomar notas en las reuniones, etc.
• Realizar los pedidos y gestionar el inventario de material de oficina para la zona de recepción.
• Manejar equipos de oficina, como faxes, fotocopiadoras, sistemas telefónicos, equipos audiovisuales, proyectores, etc.
• Coordinarse con el personal de mantenimiento, los proveedores, los servicios de reparto de paquetes y otros visitantes.
• Gestionar los registros digitales y físicos. Mantener la confidencialidad de la información sensible de acuerdo con las políticas de la empresa y/o las directrices estatales o federales.
• Colaborar en las tareas relacionadas con la prevención de incendios y la seguridad, así como con la seguridad del edificio, incluidos los planes de actuación ante emergencias.
• Ayudar con las tareas financieras, según sea necesario, como la gestión del presupuesto, la compra de artículos con las tarjetas de crédito de la organización o la tramitación de los comprobantes de viaje.
• Ayuda con los preparativos del viaje, como la reserva de billetes de avión y alojamiento en hoteles.

Funciones adicionales

• Avisa al personal correspondiente de la llegada de visitantes, entregas o mensajes urgentes.
• Prestar apoyo en la coordinación de eventos especiales, reuniones y sesiones de formación.
• Colaborar en la elaboración de informes, presentaciones o materiales para reuniones.
• Apoya las iniciativas de marketing repartiendo material promocional entre los visitantes.
• Cobrar y tramitar los pagos o las tarifas correspondientes a los servicios cuando sea necesario.
• Mantener las listas de contactos y los directorios de la organización.
• Colaborar en las actualizaciones de las redes sociales o de la página web.
• Informa de cualquier problema técnico o de mantenimiento que se produzca en el espacio de oficinas.
• Formar y orientar al personal de recepción con menos experiencia en los procedimientos de oficina y las normas de atención al cliente.
• Realizar tareas generales de limpieza, como regar las plantas o limpiar las zonas de descanso

Habilidades interpersonales

• Precisión
• Capacidad de adaptación
• Atención al detalle
• Comunicación
• Concentración
• Confidencialidad
• Orientación al servicio al cliente
• Con atención al detalle
• Eficiencia
• Enfoque
• Escuchar
• Multitarea
• Organización
• Paciencia
• Actitud profesional
• Puntualidad
• Responsabilidad
• Gestión del tiempo

Competencias técnicas

• Dominio de los sistemas telefónicos multilínea
• Gestión del correo electrónico
• Software de calendario y planificación
• Introducción de datos y gestión de bases de datos
• Dominio de las aplicaciones ofimáticas
• Sistemas de gestión de documentos (por ejemplo, SharePoint, Google Drive)
• Manejo de equipos de oficina (faxes, fotocopiadoras, impresoras, equipos audiovisuales)
• Sistemas de gestión de visitantes
• Sistemas de seguridad y control de acceso
• Software de gestión y envío de correo
• Software de gestión de existencias
• Tramitación de transacciones financieras
• Gestión de registros digitales y cumplimiento normativo (por ejemplo, HIPAA, RGPD)
• Software de presentaciones
• Plataformas de gestión de redes sociales
• Sistemas de gestión de contenidos web (por ejemplo, WordPress, Wix)
• Solución básica de problemas en equipos de oficina y sistemas informáticos
• Software de gestión de eventos
• Organización del viaje
• Sistemas y protocolos de respuesta ante emergencias (por ejemplo, cuadros de alarma contra incendios, planes de evacuación)

• Oficinas centrales
• Centros educativos
• Organismos públicos
• Hoteles y complejos turísticos
• Consultorios médicos y dentales

Se espera que los recepcionistas y los encargados de información presten un excelente servicio al cliente y gestionen las operaciones de recepción de manera eficiente. Al ser el primer punto de contacto entre una organización y los visitantes, deben causar una buena primera impresión y hacer todo lo posible por mantener una actitud profesional y cortés incluso en situaciones difíciles. En ocasiones, deben prestar ayuda con serenidad durante emergencias y otras situaciones estresantes e imprevistas. Por lo tanto, este puesto requiere mucha paciencia, sólidas habilidades de comunicación y la capacidad de mantener la calma bajo presión.

Una gestión eficaz del tiempo es fundamental para que los recepcionistas puedan compaginar múltiples responsabilidades. Esto incluye gestionar citas, atender consultas y ocuparse de tareas administrativas. Establecer prioridades y mantenerse organizado es clave para su éxito.

Al igual que en muchos otros ámbitos, la tecnología está transformando el papel de los recepcionistas y los encargados de información. Hoy en día, deben tener conocimientos tecnológicos y dominar bastante bien una amplia gama de programas informáticos, que abarcan desde la gestión de las relaciones con los clientes hasta las teleconferencias, pasando por la realización de pedidos de material por Internet, la actualización de páginas web y otras tareas.

Los sistemas automatizados y los recepcionistas virtuales son cada vez más habituales, pero contar con una presencia humana en las instalaciones sigue siendo insustituible para la mayoría de las organizaciones. Siempre se ha hecho hincapié en la atención al cliente, pero con la proliferación de las plataformas de opiniones en línea —donde un cliente descontento puede publicar una crítica dura en cuestión de segundos—, muchas empresas se esfuerzan por garantizar que la experiencia de cada cliente sea positiva. 

Las personas que destacan como recepcionistas y encargados de información suelen disfrutar ayudando a los demás, organizando eventos y relacionándose con todo tipo de personas. ¡Seguramente les gusta asegurarse de que todo vaya sobre ruedas mientras están a cargo!