Analista de compras

Horario de trabajo

• Los analistas de compras suelen trabajar a tiempo completo, y es posible que tengan que hacer horas extras en función de las necesidades de la empresa. Las tendencias de compra y las fiestas pueden influir en el volumen de trabajo de una empresa, lo que a su vez repercute en la carga de trabajo de sus analistas y responsables de compras. 

Funciones habituales

• Prever las próximas necesidades de adquisición de la empresa; elaborar planes para satisfacer dichas necesidades y alcanzar los objetivos
• Crear y publicar solicitudes de presupuesto, solicitudes de propuestas y solicitudes de información
• Revisar las propuestas y los catálogos
• Asiste a ferias y eventos para estar al día de los nuevos productos y servicios que salen al mercado
• Elabora listas de posibles proveedores y vendedores (los proveedores son aquellos que venden directamente; los vendedores son terceros que comercializan los productos).
• Mantener los conocimientos técnicos y la comprensión de los productos o servicios pertinentes que se estén barajando
• Realizar evaluaciones imparciales de las ofertas de los proveedores y los vendedores, así como de los riesgos que conlleva hacer negocios con ellos
• Comparar ofertas, presupuestos, precios, diferencias, ventajas y desventajas entre los posibles proveedores y vendedores
• Organizar reuniones con posibles socios; programar entrevistas y visitas a las instalaciones
• Realizar visitas y recorridos por fábricas y centros de distribución para evaluar la idoneidad, la fiabilidad y la eficiencia de los posibles socios
• Comprobar la calidad de los productos y servicios
• Asegurarse de que las prácticas de los proveedores se ajusten a los valores de la marca del empleador
• Elaborar informes de costes para ayudar a los responsables a tomar decisiones de compra fundamentadas
• Tomar decisiones imparciales, objetivas y discretas sobre a qué proveedores y vendedores comprar
• Negociar precios justos con los proveedores y vendedores; llegar a un acuerdo y, a continuación, redactar los contratos para su revisión y firma
• Garantizar el cumplimiento de las directrices y leyes aplicables
• Colaborar con los equipos jurídicos, los responsables de fabricación y los responsables de la cadena de suministro
• Utiliza sistemas de gestión del ciclo de vida de los contratos para mantener los registros seguros y organizados
• Realizar evaluaciones de proveedores para valorar su rendimiento
• Revisa los contratos cuando llegue el momento de renovarlos 

Responsabilidades adicionales

• Busca formas de reducir los costes y agilizar la negociación de acuerdos
• Analizar los registros de ventas y hacer un seguimiento de las tendencias de precios
• Revisar las facturas y las órdenes de compra para detectar posibles errores
• Analizar las tendencias y los posibles riesgos de la cadena de suministro; elaborar planes de contingencia
• Aplicar los principios del abastecimiento estratégico
• Servir de enlace entre la empresa y sus proveedores y distribuidores; establecer una buena relación y gestionar las relaciones a largo plazo
• Llevar a cabo la gestión de existencias para garantizar que haya existencias de los artículos según sea necesario

Habilidades interpersonales

• Escucha activa
• Pensamiento analítico
• Colaboración
• Resolución
• Con atención al detalle
• Frugalidad
• Imparcialidad
• Independencia
• Integridad
• Intuición
• Liderazgo
• Objetividad
• Paciencia
• Perseverancia
• Capacidad de persuasión
• Capacidad para resolver problemas
• Buenas habilidades comunicativas
• Trabajo en equipo

Competencias técnicas

• Software de elaboración de presupuestos y análisis financiero
• Gestión de las relaciones con los clientes
• Herramientas de generación de informes de bases de datos
• Herramientas de planificación de recursos empresariales (ERP), como SAP y JDE
• Perspicacia financiera
• Software de gestión de existencias
• Lenguaje jurídico contractual
• Software de planificación de necesidades de materiales, logística y cadena de suministro — Infor Lawson Supply Chain Management
• Software de gestión de compras (también conocido como software de solicitud de presupuestos o de gestión de compras)
• Programas de gestión de proyectos como Oracle Primavera P6 Enterprise Portfolio Project Management
• Hojas de cálculo
• Comprender las tecnologías relacionadas con los productos o servicios que se van a adquirir

• Fabricación
• Comercio mayorista
• Organismos públicos
• Empresas privadas
• Comercio minorista

Muchas empresas depositan una gran confianza y autonomía en sus analistas de compras, confiando en que velarán por los intereses de la empresa. Los analistas deben llevar a cabo una investigación minuciosa para asegurarse de encontrar a los mejores socios potenciales con los que hacer negocios. Cambiar de proveedores y distribuidores puede suponer una gran complicación, por lo que siempre es importante intentar acertar a la primera y, a continuación, consolidar esas relaciones. 

Dicho esto, cuando surgen problemas, los analistas deben mantener la objetividad y tener en cuenta lo que más conviene a las necesidades a largo plazo de su empresa. Deben mantener relaciones que sean mutuamente beneficiosas, pero romperlas y seguir adelante si la relación con un proveedor o distribuidor no funciona. 

Entre los problemas que suelen surgir se encuentran el incumplimiento de los términos del contrato por parte de los vendedores y el hecho de que la adquisición de determinados productos o servicios ya no resulte rentable. Cuanto más tiempo lleven colaborando una empresa y un proveedor, más difícil resulta tomar la decisión de poner fin a la relación. Cuando llega el momento de rescindir un contrato, los analistas deben saber cómo gestionarlo de forma profesional sin quemar puentes.

Puede que los procesos de compras no evolucionen rápidamente, pero sí cambian con el tiempo. Una de las grandes tendencias que están marcando el sector es la creciente dependencia de la digitalización y la automatización, que contribuyen a mejorar la eficiencia y a reducir costes. Del mismo modo, las empresas se centran más que nunca en mantenerse flexibles, ágiles y resilientes ante acontecimientos inesperados. Los analistas de compras recurrirán cada vez más a los datos y al análisis para tomar decisiones o asesorar al respecto. Mientras tanto, dado que la escasez de suministros y las interrupciones en el transporte siguen planteando retos, las empresas están haciendo todo lo posible por fortalecer las relaciones con los proveedores y, al mismo tiempo, fomentar la diversidad para mitigar el riesgo.

Los analistas de compras deben investigar y analizar datos y estadísticas, lo que significa que son bastante organizados, metódicos y pacientes. Es posible que estas características se hayan desarrollado durante ciertas actividades de la infancia o que simplemente sean cualidades personales innatas. En su juventud, es posible que los analistas sintieran mucha curiosidad por las cosas y disfrutaran leyendo, jugando, resolviendo rompecabezas o viendo vídeos tutoriales. También suelen mostrar grandes habilidades interpersonales y es posible que hayan crecido en familias numerosas o hayan participado en actividades escolares en las que ayudaban a planificar y organizar eventos.