Oportunidades profesionales o de empleo como responsable de oficina

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Títulos similares

Responsable administrativo, Administrador de oficina, Coordinador de oficina, Supervisor de oficina, Asistente ejecutivo, Responsable de operaciones, Director de oficina

Descripción del puesto

Sea cual sea su misión, todas las organizaciones son complejas y requieren que se lleven a cabo a tiempo un sinfín de tareas «entre bastidores». La mayoría de las organizaciones cuentan con al menos una persona dedicada a tareas administrativas que se encarga de estas funciones: ¡un responsable de oficina!

Los responsables de oficina contribuyen a garantizar que las funciones de la oficina se desarrollen sin contratiempos y de forma eficiente. Pueden desempeñar tareas administrativas o presupuestarias, o gestionar cuestiones de recursos humanos y operaciones relacionadas con las instalaciones. Por lo general, coordinan su trabajo con numerosos departamentos y, a menudo, actúan como una especie de centro neurálgico para muchos procesos y proyectos.

Su puesto les exige desempeñar múltiples funciones, pero los responsables de oficina eficaces consiguen que las cosas se hagan y desempeñan un papel fundamental a la hora de dar forma a la cultura y el ambiente del lugar de trabajo. ¡Su capacidad para prever y prevenir problemas, adaptarse a los cambios y organizar los flujos de trabajo influye en el éxito de la organización mucho más de lo que se les suele reconocer!

Aspectos gratificantes de la carrera profesional

Mantener las tareas de la organización al día
Colaborar con una amplia variedad de departamentos diferentes
Contribuir a mejorar el entorno laboral

La información de primera mano

Responsabilidades del puesto

Horario de trabajo

Los responsables de oficina trabajan a tiempo completo, normalmente en oficinas y durante el horario laboral habitual.

Funciones habituales

Gestionar y coordinar las tareas administrativas generales y organizativas
Redactar, enviar, recibir y responder a la correspondencia de la oficina, según sea necesario
Gestionar el correo y los envíos entrantes y salientes
Gestionar y desviar las llamadas entrantes o ayudar a la recepcionista en la atención de las llamadas
Llevar un control de las existencias de suministros; realizar nuevos pedidos o reponer existencias cuando sea necesario
Utilizar bases de datos para introducir y recuperar datos, así como para generar informes
Supervisar los procesos de adquisición de TI
Crear sistemas de archivo para la gestión de documentos físicos y digitales; garantizar la protección adecuada de la información confidencial
Ayuda con la gestión de la agenda, la organización de viajes y alojamientos, la tramitación de reembolsos de gastos, etc.
Gestionar los presupuestos de la oficina; realizar un seguimiento y elaborar previsiones de los gastos; verificar las compras realizadas con tarjeta de crédito y conciliar los extractos de facturación mensuales
Reservar y preparar las salas para las reuniones. Asegurarse de que el equipo se haya comprobado y esté listo para su uso (como altavoces, micrófonos, ordenadores portátiles, proyectores, punteros para presentaciones y demás equipos informáticos o audiovisuales).
Colaborar en la planificación de eventos de la organización, lo que incluye encargar el catering necesario, enviar permisos de aparcamiento y facilitar indicaciones a los asistentes externos, etc.
Establecer contratos con proveedores y prestadores de servicios; comprobar que las facturas sean correctas
Supervisar los trabajos de mantenimiento de las instalaciones y el cuidado de los jardines; garantizar que se difundan y se cumplan las normas de seguridad en el lugar de trabajo
Aplicar procedimientos de seguridad física en la oficina, como planes de actuación ante incendios y emergencias

Responsabilidades adicionales

Redactar y revisar las políticas y los procedimientos generales y específicos de la oficina
Colaborar en la selección, las entrevistas y la contratación de nuevo personal
Supervisar al personal correspondiente; impartir formación y ofrecer comentarios constructivos
Establecer horarios; aprobar las bajas remuneradas; resolver conflictos interpersonales
Escuchar las inquietudes de los empleados y ayudarles a encontrar soluciones
Ayudar a los empleados con las reclamaciones de indemnización por accidentes de trabajo, según sea necesario

Competencias necesarias para el puesto

Habilidades interpersonales

Precisión
Adaptable
Atención al detalle
Habilidades comunicativas
Confidencialidad
Atención al cliente
Con atención al detalle
Independiente
Iniciativa
Capacidades de liderazgo y supervisión
Metódico
Multitarea
Seguimiento
Organizado
Paciencia
Resolución de problemas
Fiable
Planificación
Buen criterio y capacidad de toma de decisiones
Gestión del tiempo

Competencias técnicas

Elaboración de presupuestos y seguimiento financiero
Principios de la gestión de instalaciones
Seguridad general contra incendios y respuesta ante emergencias
Gestión de recursos humanos
Control de existencias
Adquisición de tecnología de la información
Conocimiento de los procedimientos de gestión de oficina
Dominio del software y los equipos de oficina (es decir, ordenadores, impresoras, escáneres y fotocopiadoras, teléfonos multilínea, equipos audiovisuales y equipos de presentación)
Gestión de documentos

Diferentes tipos de organizaciones

Empresas de construcción e ingeniería
Centros de convenciones
Empresas
Centros educativos
Entidades financieras
Organismos públicos
Hoteles
Bufetes de abogados
Empresas de medios de comunicación y editoriales
Centros médicos
Organizaciones sin ánimo de lucro
Empresas privadas
Agencias inmobiliarias
Instalaciones recreativas
Organizaciones religiosas
Instituciones de investigación
Tiendas minoristas
Pequeñas empresas y startups
Empresas de transporte y servicios públicos

Expectativas y sacrificios

Imagina una oficina que funcione con eficiencia, desde correos electrónicos enviados a tiempo hasta reuniones bien coordinadas. En el centro de todo ello se encuentra el responsable de oficina, la pieza clave que compagina múltiples funciones, desde la administración hasta la informática. Y, aunque es cierto que este trabajo puede conllevar mucho estrés, no siempre recibe el reconocimiento que se merece.

Se espera que los responsables de oficina coordinen los procesos y las tareas, dirijan equipos diversos y mantengan todo en orden… ¡a menudo sin que nadie se dé cuenta de lo fundamental que es su papel!

Tienen que ser flexibles y estar preparados para afrontar nuevos retos sin disponer de mucho tiempo de preparación. Cuando las cosas no salen según lo previsto, ¡puede que sea el responsable de la oficina quien tenga que quedarse hasta tarde o venir el fin de semana para volver a encarrilar un proceso o un proyecto!

Tendencias actuales

En el cambiante mundo de la gestión de oficinas, ¡es fundamental mantenerse al día! La gestión del teletrabajo es una tendencia importante, ya que gran parte de la población activa estadounidense trabaja ahora desde casa. Los responsables de oficina se han adaptado para supervisar a los equipos a distancia y garantizar que los trabajadores se mantengan al día con sus tareas sin perder la motivación.

La inteligencia artificial y otras herramientas de automatización están revolucionando la forma en que se gestionan innumerables tareas, lo que mantiene ocupados a los responsables de oficina mientras aprenden, ponen en práctica y forman a otros en estos nuevos métodos de trabajo.

Mientras tanto, en todos los sectores se está prestando cada vez más atención a las prácticas sostenibles, por lo que los responsables de oficina están tratando de ayudar a las organizaciones a reducir al máximo el uso de papel. ¡Estas son solo algunas de las tendencias que están marcando este dinámico ámbito profesional!

¿Qué tipo de cosas les gustaba hacer a las personas que se dedican a esta profesión cuando eran más jóvenes…?

Los responsables de oficina suelen ser personas muy organizadas, capaces de realizar varias tareas a la vez y de mantener la concentración. Es posible que desarrollen estas habilidades desde una edad temprana, quizá a través de actividades escolares o porque se les asignan responsabilidades y tareas en casa. Suelen tener grandes dotes de liderazgo y gestión, que pueden desarrollarse a través de actividades extraescolares como, por ejemplo, la práctica de deportes de equipo.

Formación y capacitación necesarias

Los responsables de oficina suelen necesitar, como mínimo, un título de bachillerato o equivalente. No es necesario tener una titulación universitaria para todos los puestos, ¡pero puede resultar útil para destacar frente a la competencia!

Una combinación sólida de experiencia laboral relevante y méritos académicos puede ser la mejor opción para optar a un puesto de responsable de oficina.
Algunos trabajadores pueden cursar un programa de certificación en Administración y Tecnología de Oficina, o asistir a clases de administración de empresas y tecnologías de la información en un centro de formación profesional.
Dependiendo del sector al que pertenezca la oficina, las titulaciones de grado pertinentes pueden incluir administración de empresas o administración pública, administración de servicios sanitarios, gestión de recursos humanos, gestión hotelera, educación, estudios de asistente jurídico o sistemas de gestión de la información.

Entre las asignaturas habituales de nivel universitario se pueden incluir:

Contabilidad
Redacción comercial
Gestión del cambio
Resolución de conflictos
Temas relacionados con la diversidad, la equidad y la inclusión
Conceptos básicos del servicio de atención al cliente
Ciberseguridad
Habilidades de comunicación eficaces para directivos
Conceptos básicos de la gestión de recursos humanos
Fundamentos del liderazgo
Organización de eventos
Preparación para situaciones de emergencia
Dinámica organizativa
Desarrollo personal
Conceptos básicos de la gestión de proyectos
Gestión de documentos
Gestión de las relaciones con proveedores y distribuidores
Actividades de cohesión de equipo

Certificaciones opcionales como:

ARMA - Profesional en gobernanza de la información
Instituto de Gestores de Archivos Certificados - Gestor de Archivos Certificado
Asociación Internacional de Gestión de Instalaciones (IFMA) - El profesional de la gestión de instalaciones y el gestor certificado de instalaciones

Aspectos que hay que tener en cuenta a la hora de elegir una universidad

Busca un programa que ofrezca suficientes asignaturas especializadas relacionadas con el suelo y su conservación.
Ten en cuenta el coste de la matrícula, los descuentos y las oportunidades de becas locales (además de las ayudas federales).
Ten en cuenta tu horario y tu flexibilidad a la hora de decidir si te matriculas en un programa presencial, en línea o híbrido.
Echa un vistazo a la trayectoria académica y profesional de los miembros del cuerpo docente. Revisa sus investigaciones y publicaciones actuales, y consulta los premios que hayan podido recibir o los logros por los que sean conocidos.
Echa un vistazo a las tasas de graduación, las estadísticas de inserción laboral y qué están haciendo los antiguos alumnos

Actividades para hacer en el instituto y en la universidad

En el instituto, matricúlate en asignaturas de inglés, oratoria, comunicación, contabilidad y finanzas, e informática.
Participa en actividades extraescolares en las que puedas adquirir experiencia en la gestión de proyectos y desarrollar habilidades de trabajo en equipo y liderazgo.
Busca prácticas relacionadas con el ámbito administrativo, trabajos a tiempo parcial o proyectos de voluntariado mientras estudias en la universidad. Cualquier experiencia que adquieras te será útil más adelante.
Solicita una entrevista informativa con un responsable de oficina que trabaje en tu zona.
Si no quieres cursar una carrera universitaria completa, plantéate asistir a clases en un centro de formación profesional.
También podrías hacer algunos cursos en línea de Udemy, Skillshare, LinkedIn Learning, Coursera u otras plataformas.

Busca temas relacionados con el ámbito de la oficina, como contabilidad, redacción, gestión del cambio, resolución de conflictos, diversidad, equidad e inclusión (DEI), atención al cliente, ciberseguridad, gestión de recursos humanos, liderazgo, planificación de eventos, preparación para emergencias, gestión de proyectos, gestión de archivos, relaciones con proveedores, etc.

Elabora un currículum provisional para llevar un registro de tus logros laborales y académicos
Únete a organizaciones profesionales para aprender, compartir, hacer amigos y ampliar tu red de contactos (consulta nuestra lista de Recursos > Páginas web)
Anota los nombres y los datos de contacto de las personas que puedan servirte de referencia laboral más adelante.

Plan de acción típico

Cómo conseguir tu primer trabajo

Tendrás que adquirir experiencia en un entorno de oficina antes de conseguir un puesto directivo. Plantéate solicitar puestos como recepcionista, asistente administrativo, asistente jurídico, operario de introducción de datos, archivista, asistente de compras o responsable de recursos humanos.
Echa un vistazo a portales de empleo como Indeed.com, LinkedIn, Glassdoor, Monster, CareerBuilder, SimplyHired, ZipRecruiter y USAJOBS.
Toma nota de las palabras clave importantes que aparecen en las ofertas de empleo. Inclúyelas en tu currículum y en tus cartas de presentación.
Jobscan ofrece una lista de las habilidades más destacadas que se deben incluir en el currículum de un responsable de oficina, tales como:

‌Atención al detalle
‌Contabilidad
‌Elaboración de presupuestos
‌Agenda
Comunicación
‌Resolución de conflictos
‌‌Gestión de existencias
‌Facturación
‌‌‌Planificación
‌‌Gestión de documentos
‌‌‌Gestión de proveedores

Echa un vistazo a los ejemplos de currículums de responsable de oficina y busca en Internet ejemplos de preguntas típicas en una entrevista.
Dile a todos los contactos de tu red profesional que estás buscando trabajo
Plantéate mudarte a un lugar donde haya más ofertas de empleo
Pregunta a tus profesores universitarios, antiguos jefes y/o compañeros de trabajo si estarían dispuestos a actuar como referencias personales. No facilites sus datos de contacto personales sin su permiso previo.
Realiza simulacros de entrevistas con el centro de orientación profesional de tu centro educativo o con tus amigos, para que te sientas preparado y más relajado durante las entrevistas reales.
Vístete de forma adecuada para las entrevistas y demuestra tu entusiasmo y tus conocimientos sobre el sector.
Infórmate lo mejor que puedas sobre la posible empresa antes de acudir a una entrevista

Cómo ascender en la escala profesional

Demostrar independencia, integridad y liderazgo
Colaborar con otros departamentos para intercambiar información e ideas
Céntrate en dominar tus funciones principales y secundarias. Una vez que todo funcione con fluidez y eficiencia, ofrécete voluntario para un proyecto o una tarea que suponga un reto y que pueda estar fuera de tus funciones habituales.
Busca siempre aspectos en los que se puedan introducir mejoras en los flujos de trabajo actuales
Mejora tus conocimientos sobre los programas informáticos que utilizas
Mantenerse al corriente de las políticas de la organización aplicables y ofrecer sugerencias para su revisión cuando sea necesario
Mantener un entorno laboral profesional e inclusivo para todos
Prepárate para las emergencias y asegúrate de que tus compañeros de trabajo reciban formación sobre las mejores prácticas en materia de respuesta ante crisis.
Comunica a tu superior que deseas asumir responsabilidades adicionales y que estás dispuesto a recibir formación adicional, según sea necesario.
¡No pierdas nunca de vista tus logros y tus aportaciones!
Pregunta si hay alguna habilidad o sistema específico que puedas aprender y que pueda resultar beneficioso para la organización.

Hazles saber que estás dispuesto a realizar la formación, ¡sobre todo si la empresa puede hacerse cargo del coste de la matrícula!

Colabora con organizaciones profesionales como el Instituto de Gestores Certificados de Archivos o la Asociación Internacional de Gestión de Instalaciones.
Ten en cuenta que, una vez que trabajes como responsable de oficina, es posible que tu empresa no ofrezca posibilidades de promoción más allá de ese puesto si se trata de una organización pequeña. Es posible que consigas un aumento de sueldo, pero para «ascender» quizá tengas que solicitar un puesto en una organización más grande.

Herramientas y recursos recomendados

Páginas web

Libros

El directivo novato, de Jim McCormick
El nuevo asistente ejecutivo: Gestión excepcional de la oficina ejecutiva, por Jonathan McIlroy
La guía del «rockstar» de la oficina: cómo mejoré mis habilidades como asistente ejecutiva y ayudé a mi director general a crear una empresa valorada en miles de millones de dólares, de Debbie Gross

Plan B

Los responsables de oficina son personas polivalentes que se encargan de una amplia variedad de tareas. En las organizaciones muy grandes, puede haber personas distintas especializadas en cada una de estas funciones, en lugar de una sola persona que se encargue de todo. Si te interesa una carrera más especializada, ¡considera las siguientes opciones!

Contable
Responsable de remuneraciones y prestaciones
Especialista en contratos
Calculadora de costes
Asistente ejecutivo
Responsable de instalaciones
Responsable de Recursos Humanos
Especialista en relaciones laborales
Analista de gestión
Organizador de reuniones, convenciones y eventos
Asistente jurídico
Administrador de educación superior
Gestor de inmuebles, del sector inmobiliario y de comunidades de propietarios
Directores de compras, compradores y agentes de compras
Responsable de archivos
Especialista en formación y desarrollo

Sección de noticias

Editado por Gladeo

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