Gestión de programas sin ánimo de lucro

Horario de trabajo

La mayoría de los responsables de programas trabajan a tiempo completo, normalmente unas 40 horas a la semana, combinando el tiempo en la oficina, las reuniones y el tiempo que pasan en la comunidad, en los centros donde se desarrollan los programas. Muchos puestos son híbridos, y algunas organizaciones cuentan con programas totalmente a distancia. Dado que los programas se llevan a cabo cuando los participantes están disponibles, el horario suele estar determinado por el calendario del programa: los programas extraescolares se desarrollan por la tarde, las jornadas de voluntariado tienen lugar los fines de semana y los eventos comunitarios se celebran por la noche. Las épocas de mayor actividad, como el inicio del curso escolar, el lanzamiento de un programa importante o el final de un periodo de subvención en el que hay que presentar informes, pueden suponer jornadas más largas. Es habitual desplazarse por la zona a colegios, oficinas de socios y sedes de los programas, y en las organizaciones más grandes puede haber viajes regionales o nacionales. Lo habitual son los puestos asalariados, pero las pequeñas organizaciones sin ánimo de lucro pueden pedir a una sola persona que desempeñe múltiples funciones.

Funciones habituales

• Evaluar las necesidades de la comunidad y hablar con los participantes, los colaboradores y el personal para decidir cuáles deben ser los objetivos de un programa
• Diseñar programas con objetivos, actividades, plazos y resultados esperados bien definidos
• Elaborar y gestionar el presupuesto del programa, realizar un seguimiento del gasto e identificar los problemas de forma temprana
• Selección, contratación, formación y supervisión del personal del programa, los becarios y los voluntarios
• Establecer y gestionar colaboraciones con colegios, organismos, empresas y grupos comunitarios
• Planificar las actividades del programa, reservar las instalaciones, encargar los materiales y organizar el transporte
• Supervisar la calidad del programa mediante visitas a las instalaciones, observación, comentarios de los participantes y seguimientos periódicos
• Recopilación de datos mediante registros de asistencia, encuestas, entrevistas y otras herramientas
• Analizar los resultados para averiguar qué funciona y recomendar mejoras
• Redactar informes de progreso y resúmenes de resultados para los responsables, los miembros del consejo de administración y los financiadores
• Garantizar que el programa cumpla con los requisitos del contrato, las políticas de seguridad y la normativa legal
• Planificar cómo ampliar, adaptar o reducir los programas en función de los resultados y las necesidades de la comunidad

Responsabilidades adicionales

• Crear sesiones de orientación para voluntarios, materiales de formación y actos de reconocimiento que mantengan el compromiso de los voluntarios
• Colaborar con el equipo de desarrollo aportando descripciones de los programas, datos y detalles presupuestarios para las propuestas de subvención y los informes
• Gestión de riesgos, incluyendo la seguridad de los participantes, la verificación de antecedentes, la privacidad y los planes de emergencia
• Representar a la organización en reuniones comunitarias, coaliciones y actos públicos
• Presentación de resultados ante el consejo de administración y otros responsables
• Evaluar y probar nuevas tecnologías que faciliten la ejecución de los programas
• Orientar al personal más joven y ayudar a los becarios a familiarizarse con el trabajo
• Mantenerse al día sobre las mejores prácticas, las normas y las investigaciones en el ámbito al que se dirige el programa

Imagina a un responsable de programa que dirige un programa de educación financiera para jóvenes en el que se envían voluntarios a las aulas. La mañana comienza revisando el correo electrónico y echando un vistazo al horario de la semana. Un profesor de un colegio necesita un sustituto para un voluntario, otro voluntario informa de un problema con los materiales y un nuevo colegio ha solicitado incorporarse al programa. El responsable del programa resuelve el problema de la sustitución con unas cuantas llamadas telefónicas, comprueba el inventario de material y revisa las cifras del mes: cuántas aulas están en funcionamiento, cuántos voluntarios han recibido formación y cuántos alumnos han asistido. Una breve reunión con un coordinador les ayuda a planificar la sesión de orientación para voluntarios de la próxima semana.

A mediodía, el responsable del programa está sobre el terreno. Visita un aula para ver cómo se desarrollan las clases, habla con el profesor sobre lo que está funcionando bien y observa cómo responden los alumnos. Se detiene en una organización colaboradora para discutir cómo llegar a más alumnos el año que viene. De vuelta en el coche, toma notas sobre qué hay que ajustar, como añadir una actividad breve o simplificar un folleto, y envía una breve nota de agradecimiento al voluntario que ha impartido la sesión.

Las tardes se dedican a la planificación y el análisis. El responsable del programa puede actualizar el presupuesto, revisar los resultados de las encuestas que muestran en qué medida han mejorado los conocimientos de los alumnos y elaborar un informe para un financiador, utilizando datos y testimonios para mostrar lo que se ha conseguido. También puede reunirse con el equipo de desarrollo para asegurarse de que las cifras y las descripciones se ajustan a lo prometido. Antes de irse a casa, actualiza el calendario del acto de reconocimiento a los voluntarios del mes que viene, responde a algunos correos electrónicos más y hace una breve lista de lo que hay que atender mañana.

Habilidades interpersonales

• Capacidad de organización y atención al detalle, junto con la habilidad para garantizar que los distintos elementos del proyecto se desarrollen según lo previsto
• Un liderazgo que motive al personal, a los voluntarios y a los colaboradores para alcanzar objetivos comunes
• Comunicación clara, tanto escrita como oral, dirigida a públicos que van desde estudiantes hasta miembros del consejo de administración
• Capacidad para resolver problemas y reaccionar con rapidez cuando cambian los planes
• Colaboración y diplomacia a la hora de trabajar con numerosos socios y puntos de vista diferentes
• Empatía y respeto hacia los participantes, el personal y los miembros de la comunidad
• Toma de decisiones con información y recursos limitados
• Capacidad de adaptación y sentido del humor cuando los programas no salen exactamente como estaba previsto
• Habilidades de moderación y presentación para sesiones de formación y reuniones
• La gestión del tiempo y la capacidad de compaginar varios proyectos a la vez
• Integridad y responsabilidad en cuanto a los resultados y al uso de los recursos
• Humildad cultural y compromiso con la escucha de la comunidad

Competencias técnicas

• Planificación y diseño de programas, incluidos los objetivos, las actividades y los modelos lógicos
• Elaboración de presupuestos, seguimiento financiero y contabilidad básica para organizaciones sin ánimo de lucro
• Métodos y herramientas de gestión de proyectos, como calendarios, tableros de tareas y listas de comprobación
• Evaluación de programas, lo que incluye establecer los objetivos, seleccionar los indicadores y analizar los resultados
• Recopilación y análisis de datos mediante hojas de cálculo, herramientas de encuestas y paneles de control
• Gestión de voluntarios, desde la selección y el proceso de selección hasta la formación y el reconocimiento
• Informes sobre subvenciones y cumplimiento de los contratos
• Bases de datos de participantes y voluntarios, así como otro tipo de software, como los sistemas de gestión de relaciones con los clientes
• Conocimiento de la normativa aplicable a las organizaciones sin ánimo de lucro, incluidos los requisitos del artículo 501(c)(3), la protección de datos y las políticas de seguridad
• Planificación de eventos y logística

• Responsable del programa de juventud y educación: dirige programas extraescolares, de mentoría, de apoyo académico y escolares
• Responsable del programa de servicios sociales: se encarga de gestionar servicios como la ayuda alimentaria, el apoyo a la vivienda y los servicios familiares
• Responsable del programa de salud y bienestar: se encarga de gestionar los programas de salud comunitaria, salud mental y bienestar
• Responsable del programa medioambiental: Dirige programas de conservación, limpieza y educación medioambiental
• Responsable del programa de arte y cultura: se encarga de planificar clases, exposiciones, actuaciones y proyectos artísticos comunitarios
• Responsable del Programa de Desarrollo Internacional: supervisa los programas en el extranjero, a menudo en colaboración con socios locales
• Responsable del programa de voluntariado: se encarga de la selección, la formación y el apoyo a los voluntarios de una organización
• Responsable de evaluación e impacto de programas: se especializa en la medición de resultados y en el uso de datos para mejorar los programas

• Organizaciones sin ánimo de lucro de base comunitaria y organismos de servicios sociales
• Organizaciones dedicadas al desarrollo de los jóvenes y a la tutoría
• Colegios, fundaciones escolares y redes de actividades extraescolares
• Hospitales, clínicas y organizaciones sanitarias comunitarias
• Bancos de alimentos, centros de acogida y organizaciones de vivienda
• Organizaciones medioambientales y de conservación
• Museos, teatros y organizaciones artísticas
• Organizaciones religiosas e interreligiosas
• Organizaciones de ayuda internacional y de salud mundial
• Fundaciones comunitarias y fondos benéficos
• Organizaciones de defensa y de derechos civiles
• Organismos gubernamentales y programas públicos que colaboran con organizaciones sin ánimo de lucro

La gestión de programas es gratificante, pero también exige mucho. Las organizaciones sin ánimo de lucro suelen trabajar con presupuestos ajustados, por lo que es posible que se te pida que hagas más con menos y, a veces, que desempeñes varias funciones a la vez. En una organización pequeña, el responsable de programas puede encargarse de diseñar el plan de estudios, formar a los voluntarios, encargar los materiales, recopilar los datos y colocar las sillas. Además, los programas dependen de los ciclos de financiación, los compromisos de los socios y la disponibilidad de los voluntarios, por lo que los planes pueden cambiar rápidamente y debes estar preparado para adaptarte.

El puesto conlleva una gran responsabilidad. Los gestores de programas son responsables de que el programa se mantenga dentro de los plazos y del presupuesto, de que los participantes estén seguros y de que los resultados sean reales. Los financiadores y los consejos de administración suelen exigir datos claros e informes periódicos, y puede resultar estresante cuando los resultados no alcanzan las expectativas o cuando se agota la financiación. El horario puede prolongarse hasta la noche y los fines de semana para eventos y lanzamientos de programas, y es habitual viajar a las distintas sedes de los programas. Dado que el trabajo es de carácter personal, es fácil sentir estrés o fatiga por compasión, por lo que los buenos gestores establecen límites y se reservan tiempo para recuperarse.

Los salarios en las pequeñas organizaciones sin ánimo de lucro pueden ser modestos en comparación con puestos similares en el sector privado, mientras que las organizaciones más grandes, los hospitales y las universidades suelen ofrecer salarios y prestaciones más ventajosos. Muchas personas se quedan por el sentido de propósito y la variedad del trabajo. Quienes prosperan en este ámbito suelen valorar por igual la estructura y la flexibilidad, disfrutan del trato con la gente, mantienen la calma cuando cambian los planes y se preocupan tanto por la misión como por los detalles que la hacen posible.

• Se está prestando cada vez más atención a la medición de los resultados y el impacto, en lugar de limitarse únicamente a contabilizar las actividades
• Uso de paneles de datos y herramientas sencillas que facilitan el seguimiento y el intercambio de resultados
• Diseño de programas impulsado por la comunidad, en el que los participantes y los vecinos contribuyen a dar forma a los servicios
• Enfoques basados en la confianza por parte de los financiadores que simplifican la presentación de informes y fomentan el aprendizaje sincero
• Programación híbrida y virtual dirigida a aquellas personas que no pueden asistir en persona
• Las nuevas tecnologías, incluidas las herramientas de inteligencia artificial para la planificación, la redacción y el análisis de datos, utilizadas respetando la privacidad y la equidad
• Voluntariado basado en habilidades y de corta duración, en el que los voluntarios aportan talentos específicos o dedican breves periodos de tiempo
• Mayor énfasis en la equidad, la inclusión y la sensibilidad cultural en el diseño de los programas
• Colaboración entre organizaciones para compartir recursos y abordar conjuntamente problemas como la falta de vivienda y el acceso a los alimentos
• La preocupación por el agotamiento del personal, la carga de trabajo y los salarios, y el impulso para crear entornos laborales más saludables

Muchos directores de programas eran esos chicos que organizaban actividades escolares, planificaban la fiesta de la clase o dirigían las reuniones del club. A menudo ocupaban cargos en los clubes, se presentaban a las elecciones del consejo estudiantil o eran capitanes de un equipo o de un comité. Les gustaba trazar un plan y ver cómo se hacía realidad, y solían ser la persona a la que los demás acudían cuando había que hacer algo. Muchos también fueron voluntarios desde muy temprano, en campañas de recogida de alimentos, clases particulares, grupos de scouts, grupos religiosos o clubes de servicio comunitario.

En el colegio, les gustaban los proyectos en grupo, la oratoria, la economía, las ciencias sociales y las matemáticas, sobre todo cuando podían utilizar sus habilidades para ayudar a los demás. A menudo eran organizadores natos, con talento para unir a la gente, habilidad para dividir las tareas grandes en pequeños pasos y una determinación silenciosa para llevarlas a cabo. Muchos se inspiraron en un mentor, un profesor o un programa que les ayudó y querían transmitir esa experiencia a otra persona.