Responsable de instalaciones

Horario de trabajo

• Los gestores de instalaciones suelen trabajar a tiempo completo y pueden tener que estar de guardia para atender emergencias. Es posible que haya que hacer horas extras durante las reformas o los eventos.
   

Funciones habituales

• Supervisar y programar el mantenimiento y las reparaciones de los sistemas del edificio (por ejemplo, climatización, instalaciones eléctricas, fontanería, etc.)
• Garantizar que las instalaciones cumplan con la normativa vigente en materia de salud y seguridad
• Gestionar los presupuestos relacionados con las instalaciones y prever los gastos
• Coordinar los traslados de oficinas, las reformas y la asignación de espacios
• Velar por que los proyectos de construcción y renovación se lleven a cabo de forma segura y por que los ocupantes del edificio se mantengan alejados de cualquier peligro
• Supervisar la limpieza, el mantenimiento de los jardines, el control de plagas, los servicios de seguridad y los trabajos de mantenimiento y reparación
• Controlar el acceso a las zonas privadas
• Realiza inspecciones periódicas para detectar posibles necesidades de reparación o mejora.
• Negociar contratos con los proveedores de servicios y los proveedores
• Adquirir y distribuir material
• Aplicar medidas de ahorro energético para reducir los costes
• Llevar un registro del uso de las instalaciones, los calendarios de mantenimiento y los costes asociados
• Coordinarse con los departamentos de TI para atender las necesidades de infraestructura
• Dirigir o participar en la planificación y preparación ante emergencias, como simulacros de incendio o la respuesta ante incidentes
• Deshazte adecuadamente de los bienes sobrantes
• Gestionar los requisitos de alquiler del edificio, según las instrucciones recibidas

Responsabilidades adicionales

• Mantente al día sobre las normas de construcción, la normativa y las tecnologías, como los dispositivos y programas relacionados con el Internet de las cosas
• Elaborar y aplicar políticas de gestión de instalaciones
• Formar y supervisar al personal de gestión de las instalaciones
• Participa en las iniciativas de sostenibilidad
• Mantenerse en contacto con las partes interesadas, los organismos reguladores y las autoridades locales, según sea necesario

Habilidades interpersonales

• Capacidad de adaptación
• Atención al detalle
• Gestión presupuestaria
• Rentabilidad
• Comunicación
• Resolución de conflictos
• Atención al cliente
• Fiable
• Liderazgo y gestión
• Capacidad de organización
• Resolución de problemas

Competencias técnicas

• Gestión de activos
• Elaboración de presupuestos, planificación y coordinación logística
• Gestión energética y sostenibilidad de los edificios
• Negociación de contratos y gestión de proveedores
• Seguimiento del desempeño de los contratistas
• Software de gestión de instalaciones (Systems, Archibus o IBM Tririga)
• Conocimiento de las normas y reglamentos de construcción locales, autonómicos y federales (cumplimiento de la ADA, normas de seguridad contra incendios, normativa medioambiental, etc.)
• Planificación del mantenimiento
• Sistemas mecánicos y eléctricos
• Gestión de proyectos
• Evaluación de riesgos y preparación para emergencias
• Gestión inteligente de edificios
• Análisis de la utilización del espacio

• Oficinas centrales
• Centros educativos
• Empresas de servicios de gestión de instalaciones
• Edificios gubernamentales
• Hospitales y centros sanitarios
• Inmuebles comerciales y de venta al por menor

Los gestores de instalaciones deben compaginar múltiples tareas y prioridades para garantizar el buen funcionamiento de todas las funciones del edificio. Su función consiste en anticiparse a los problemas y prevenirlos antes de que surjan, así como en solucionarlos cuando sean imprevistos o inevitables. Deben supervisar el trabajo o el comportamiento de muchas otras personas que se encuentran en el edificio, como el personal de limpieza, los contratistas de reparaciones y los visitantes.

Deben intentar gestionar las expectativas de todas las personas que utilizan el edificio o tienen algún interés en él. A veces, esto requiere tacto y la capacidad de negociar compromisos cuando surgen conflictos. Cuando se producen conflictos, los gestores de instalaciones pueden acabar cargando con parte de la culpa por decisiones que escapan a su control. Lo ideal es que cuenten con el pleno apoyo de los responsables de la organización, que suelen ser quienes realmente toman las decisiones. 

El auge de los edificios inteligentes y las iniciativas de sostenibilidad está teniendo un gran impacto en los sectores de la construcción y la gestión de instalaciones. Los gestores de instalaciones participan cada vez más en la implantación de tecnologías destinadas a incorporar sistemas de automatización, mejorar la eficiencia energética y reducir la huella de carbono.

La pandemia de la COVID-19 ha dado lugar a algunos cambios en el diseño de los lugares de trabajo, con el objetivo de dar prioridad a la salud y la seguridad. Además, los edificios de determinadas regiones geográficas se ven cada vez más afectados por fenómenos meteorológicos y desastres naturales. Esto está llevando a los gestores de instalaciones a tomar precauciones adicionales y a llevar a cabo más actividades de preparación para emergencias. 

Probablemente, la mayoría de los gestores de instalaciones no tenían pensado dedicarse a este campo desde pequeños, pero es posible que les gustara cuidar bien de sus habitaciones o de sus hogares. Suelen ser personas muy responsables, de confianza, organizadas, ordenadas y con facilidad para resolver problemas logísticos y dirigir proyectos o equipos.