Organizador de eventos

Horario de trabajo

Los organizadores de eventos no tienen un horario laboral fijo. Las semanas previas a un evento suelen pasarse en la oficina o en casa planificando, enviando correos electrónicos, reuniéndose con clientes y visitando los recintos. Los días de los eventos, sin embargo, pueden ser muy largos e implicar madrugones, noches largas, fines de semana y días festivos; además, las temporadas altas, como la de bodas o la de conferencias, pueden concentrar muchos eventos en unos pocos meses. Es habitual viajar para realizar visitas a los recintos y asistir a grandes conferencias. Los organizadores de eventos trabajan para empresas de eventos, hoteles, corporaciones, asociaciones, organizaciones sin ánimo de lucro y universidades, y un gran número de ellos son autónomos, dirigen sus propios negocios o trabajan como contratistas.

Funciones habituales

• Reunión con los clientes para definir la finalidad, el público objetivo y los objetivos del evento
• Elaborar presupuestos y llevar un control de todos los gastos
• Buscar y elegir lugares para celebrar eventos, como hoteles, centros de convenciones y espacios al aire libre
• Negociar contratos y precios con los locales, los servicios de catering y los proveedores
• Calendarios de construcción, planos de planta y documentos con el desarrollo del evento para el día de la celebración
• Gestión de las listas de invitados, las inscripciones, las invitaciones y la comunicación con los asistentes
• Organización de los ponentes, el entretenimiento y el programa
• Coordinación de la comida y la bebida, la decoración, el alquiler de material, la iluminación, el sonido y el vídeo
• Organización de los desplazamientos, el alojamiento, el aparcamiento y el transporte local de los huéspedes
• Tramitación de permisos, seguros y planes de seguridad
• Supervisar al personal, a los voluntarios y a los proveedores el día del evento
• Recopilar opiniones y analizar los resultados tras el evento

Responsabilidades adicionales

• Promoción de eventos a través del correo electrónico, las redes sociales y las colaboraciones
• Búsqueda de patrocinadores y gestión de expositores y de las ventajas para los patrocinadores
• Recurrir a una empresa de gestión de destinos a la hora de organizar eventos en una ciudad que no se conoce
• Elaborar planes de contingencia ante condiciones meteorológicas adversas, problemas técnicos o cancelaciones de última hora
• Gestionar las necesidades de accesibilidad, alimentarias y culturales para que todos los huéspedes se sientan bienvenidos
• Guardar documentos, fotos y referencias para crear un portafolio
• Formación y orientación de auxiliares y becarios
• Mantenerse al día de las noticias del sector, la tecnología y las nuevas tendencias

La mañana de un organizador suele empezar revisando el correo electrónico y comprobando todos los eventos en curso. ¿Ha confirmado el lugar de celebración la disposición del espacio? ¿Ha actualizado el servicio de catering el número de invitados? ¿Hay algún ponente a la espera de los detalles del viaje? Una llamada rápida o una reunión con el equipo permite establecer las prioridades y, a continuación, llega el momento de ocuparse de los detalles que no pueden esperar.

A mediodía puede que haya que visitar el salón de baile de un hotel con un cliente, comparar presupuestos de dos floristas o probar la página web de inscripción para una conferencia. El organizador hace muchas preguntas sobre el espacio, los horarios y los costes, y negocia con los proveedores para conseguir las mejores condiciones. Entre tanto, responde a los mensajes de los clientes y actualiza el presupuesto y el calendario.

Las tardes y las noches dependen de la agenda. Durante la temporada de planificación, puede que estén ultimando contratos, dibujando planos de planta o elaborando el programa del día del evento. El día del evento, llegan horas antes que los invitados, comprueban cada detalle, informan al personal y, a continuación, no paran ni un momento: resuelven problemas, saludan a la gente y se aseguran de que todo vaya según lo previsto. Una vez que se marcha el último invitado, el trabajo continúa con el balance final, los pagos a los proveedores y el agradecimiento al equipo.

Habilidades interpersonales

• Gran capacidad de organización y atención al detalle
• Una comunicación clara y cordial con los clientes, los proveedores y los huéspedes
• Habilidades de negociación, para que puedas trabajar bien con proveedores y clientes
• Pensamiento creativo y buen ojo para el diseño y el ambiente
• Capacidad para pensar con rapidez y resolver problemas cuando cambian los planes
• Liderazgo sereno bajo presión
• Habilidades interpersonales y capacidad para ganarse la confianza rápidamente
• Gestión del tiempo en múltiples proyectos y plazos
• Resistencia física para pasar largas jornadas de pie
• Flexibilidad y actitud positiva
• El trabajo en equipo y la capacidad para dirigir al personal y a los voluntarios
• Profesionalidad, lo que incluye correos electrónicos bien redactados y un trato respetuoso y profesional

Competencias técnicas

• Conocimientos de elaboración de presupuestos y hojas de cálculo
• Herramientas de gestión de proyectos y planificación
• Aspectos básicos del contrato, incluyendo las condiciones de cancelación, los depósitos y el seguro
• Plataformas de inscripción a eventos, venta de entradas y aplicaciones móviles
• Software para planos de planta y distribución de asientos
• Plataformas para eventos virtuales e híbridos
• Redes sociales, marketing por correo electrónico y diseño gráfico básico
• Conocimiento de las necesidades audiovisuales, de iluminación y de puesta en escena
• Conceptos básicos sobre la planificación de alimentos y bebidas y el servicio de catering
• Conocimientos sobre permisos, seguridad y gestión de riesgos

• Organizador de eventos corporativos: se encarga de planificar reuniones, lanzamientos de productos, cursos de formación y celebraciones de la empresa
• Organizador de reuniones y congresos: se encarga de organizar grandes conferencias, ferias comerciales y reuniones de asociaciones, gestionando la inscripción, los ponentes, el alojamiento y las exposiciones.
• Organizador de bodas y eventos sociales: se encarga de organizar bodas, cumpleaños especiales, bar y bat mitzvás y otras celebraciones personales
• Organizador de eventos sin ánimo de lucro y de recaudación de fondos: planifica galas, subastas, marchas y eventos para donantes con el fin de recaudar fondos para diversas causas.
• Planificador de una empresa de gestión de destinos: Aprovecha su profundo conocimiento de la zona para organizar visitas guiadas, transporte, lugares de celebración y actividades para los grupos que visitan una ciudad.
• Organizador de eventos sanitarios y asociativos: se encarga de planificar reuniones formativas y congresos para grupos médicos y profesionales
• Organizador de festivales y eventos de entretenimiento: se encarga de organizar conciertos, festivales, eventos deportivos y grandes concentraciones públicas
• Planificador de marketing de eventos y experiencias: crea activaciones de marca, tiendas pop-up y eventos promocionales

• Empresas de organización y producción de eventos
• Empresas de gestión de destinos
• Hoteles, complejos turísticos y centros de convenciones
• Empresas de todos los sectores
• Asociaciones profesionales y sectoriales
• Organizaciones sin ánimo de lucro y fundaciones
• Universidades y distritos escolares
• Organismos públicos y organizaciones militares
• Organizaciones sanitarias y empresas farmacéuticas
• Equipos deportivos, teatros y locales de ocio
• Agencias de marketing, publicidad y relaciones públicas
• Planificadores autónomos y consultores independientes

La organización de eventos es apasionante, pero también es un trabajo muy exigente. Los eventos se celebran cuando el resto de la gente tiene tiempo libre, por lo que las noches, los fines de semana y los días festivos forman parte del horario. Los días de evento, los organizadores pueden llegar a trabajar 12 horas seguidas o más, de pie y preparados para responder a cualquier imprevisto. Varios eventos seguidos pueden dejar poco tiempo para descansar, por lo que la energía y los buenos hábitos son fundamentales.

El trabajo puede resultar estresante porque los eventos son en directo y no se pueden repetir. Un proveedor que llega tarde, un corte de luz o un ponente que cancela su participación requieren soluciones rápidas, y el organizador es la persona a la que acuden los invitados y los clientes. Los organizadores también tienen que lidiar con clientes exigentes y emociones intensas, especialmente en eventos personales como las bodas, donde las familias pueden tener opiniones firmes y grandes expectativas. Los eventos sociales pueden suponer más quebraderos de cabeza y una remuneración menor que los eventos corporativos, y en épocas de ralentización económica, las reuniones de negocios y las conferencias suelen ser los primeros presupuestos en recortarse.

Lo mejor de este sector es la variedad y el orgullo que genera. Cada evento es diferente, y los organizadores aprenden a negociar, a gestionar presupuestos, a dirigir equipos y a pensar de forma creativa. Crean una red de espacios, proveedores y clientes y, con el tiempo, muchos acaban creando sus propias empresas. Las personas que triunfan en este sector son organizadas, enérgicas y les encanta, de verdad, reunir a la gente.

• Los eventos híbridos, que combinan público presencial y en línea, siguen creciendo
• La tecnología aplicada a los eventos, que incluye aplicaciones móviles, el registro digital y las herramientas de inteligencia artificial, facilita la personalización, la comunicación y la planificación.
• La sostenibilidad es una prioridad fundamental: los organizadores reducen los residuos, eligen lugares más respetuosos con el medio ambiente y se abastecen de productos locales.
• La accesibilidad y la inclusión son fundamentales, desde el acceso a las instalaciones hasta las opciones del menú y el contenido de la programación.
• La seguridad, la protección y la planificación de emergencias son aspectos cada vez más importantes en el diseño de eventos
• Los eventos experienciales se centran en momentos interactivos y memorables, en lugar de en una asistencia pasiva.
• Los datos y los comentarios se utilizan para poner de manifiesto el valor de un evento y mejorar el siguiente.
• Los eventos centrados en el bienestar ofrecen espacios más tranquilos, comida más saludable y un ritmo más pausado
• Las reuniones sobre asistencia sanitaria y formación profesional siguen siendo importantes porque muchos profesionales deben seguir formándose
• Los clientes son cada vez más conscientes de que la organización de eventos es un servicio profesional que contribuye a la imagen de una marca

Muchos organizadores de eventos eran los que montaban las mejores fiestas, planificaban el viaje de fin de curso u organizaban el baile del instituto. Disfrutaban siendo anfitriones, decorando, haciendo listas y consiguiendo que todo el mundo estuviera en el lugar adecuado en el momento adecuado. Se fijaban en detalles como la música, la iluminación y la comida, y les encantaba la sensación de hacer felices a los demás.

Otros procedían del mundo del espectáculo, el diseño, los viajes o la hostelería. Actuaban en obras de teatro del instituto, ayudaban en los equipos técnicos, diseñaban vestuario, trabajaban en restaurantes o les encantaba visitar lugares nuevos. Se acostumbraron a ser flexibles, a trabajar en equipo y a montar un espectáculo.

«Todo lo que hice cuando era joven estaba relacionado con el mundo del espectáculo, ya fuera el diseño de vestuario, la moda o los viajes. No actúo, pero hago que el espectáculo sea posible. Todo lo que hice fue una ventaja para llegar a donde finalmente acabé». Heather Keenan, presidenta de Key Events, Inc.