Oportunidades profesionales o de empleo como organizador de eventos

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Responsable de servicios para congresos, responsable de planificación de congresos, responsable de servicios para congresos, responsable de catering, responsable de eventos, organizador de congresos, gestor de congresos, director de eventos, director de servicios para congresos, organizador certificado de reuniones

Descripción del puesto

Los organizadores de eventos se encargan de organizar, planificar y coordinar actividades para la celebración de eventos profesionales.

Aspectos gratificantes de la carrera profesional

Se recoge lo que se siembra: tras años de experiencia, podrás montar tu propio negocio y tendrás la libertad de decidir tu horario, cuánto quieres trabajar y cuánto dinero quieres ganar.
Es un trabajo dinámico: aunque pasas parte del tiempo en la oficina, también te reúnes con clientes y proveedores, y viajas.
Es un sector en expansión: se prevé que en los próximos 10 años habrá más oportunidades para los planificadores.

«Mi trabajo consiste en crear entornos en los que la gente se relaje y se divierta. Cuando se abren las puertas y todo lo que has planeado sale bien, es una emoción increíble. Es totalmente gratificante. Además, nunca se deja de aprender: tanto sobre nuevos elementos que incorporar a un evento como sobre nuevas formas de hacer que la gente se relacione y retenga la información». HeatherKeenan, presidenta de Key Events, Inc.

La información de primera mano

Descripción de los servicios

DMC: empresa de gestión de destinos

Ofrece servicios basados en su amplio conocimiento de la zona, su experiencia y sus recursos, y está especializada en el diseño y la organización de eventos, actividades, visitas guiadas, transporte y logística de programas.
Ejemplo: Supongamos que una empresa quiere celebrar un congreso en la costa oeste. El organizador de eventos de dicha empresa elige San Diego. El organizador contrataría a una DMC que conozca a fondo San Diego y que ya tenga contactos con los proveedores para organizar los desplazamientos locales (traslados al aeropuerto, autobuses de enlace), así como las actividades del evento y el ocio (una visita guiada por la ciudad, un evento deportivo, una cena de grupo… etc.).

Gestión de reuniones

Organiza y planifica grandes reuniones y conferencias para empresas y organizaciones.
Entre las responsabilidades se incluyen la selección del lugar (¿qué ciudad? ¿qué recinto?), la negociación de contratos (proveedores, ponentes), la inscripción, la selección y gestión de ponentes, el alojamiento, la gestión logística, la gestión financiera y las exposiciones.

Organización de eventos

Esto es lo primero que te viene a la mente cuando piensas en lo que hace un organizador de eventos, pero, en realidad, la organización de eventos es solo una pequeña parte de su cartera de negocios. Es más glamurosa y llamativa que el resto de servicios, pero menos frecuente.
Entre sus responsabilidades se incluyen fijar las fechas, seleccionar y reservar el lugar del evento, elaborar el presupuesto, tramitar los permisos, coordinar los desplazamientos y el aparcamiento, desarrollar la temática del evento, contratar a los ponentes, organizar la decoración y los alquileres, así como el catering y la seguridad.
Ejemplo: Organiza un festival, una ceremonia, un concurso, una fiesta, un concierto, una boda, una fiesta de inauguración de una empresa… etc.

Competencias necesarias para el puesto

Gran capacidad de organización
Habilidades comunicativas
Habilidades de negociación: Ser capaz de negociar con proveedores y con tus clientes. Tener conocimientos generales sobre contratos.
Resistencia física: El día del evento tendrás que hacer malabarismos con muchas tareas y estarás de pie durante muchas horas.
Capacidad para resolver problemas y para pensar con rapidez en situaciones improvisadas
Habilidades interpersonales: Te llevas bien con la gente. Eres capaz de entablar relaciones con personas nuevas con bastante facilidad. Consigues que confíen en ti.
Aprende a utilizar la tecnología digital: programas informáticos que te ayuden a llevar un control de tu presupuesto, tu agenda y los detalles.

¿Dónde trabajaría?

Empresa de organización de eventos (incluye empresa de gestión de destinos)
A nivel interno: empresa, bufete de abogados, hotel/casino, organización sin ánimo de lucro… etc.
Para tu información:muchos organizadores de eventos trabajan por cuenta propia, sobre todo los organizadores de bodas.

Expectativas y sacrificios necesarios

Horario atípico: Es necesario trabajar por las noches y los fines de semana, ya que los eventos no siempre se celebran entre semana en horario laboral habitual.
Es agotador: puede que tenga que trabajar muchas horas para asegurarme de que todo esté listo para el evento.
Puede resultar estresante: los eventos son algo «en directo». Actúas a diario.
Es posible que tengas que trabajar con personas exigentes.
Los eventos sociales (bodas, bar mitzvás, cumpleaños) son los más difíciles: se gana menos, dan más quebraderos de cabeza porque hay que lidiar con las emociones y adiós a las vacaciones de verano, ya que la mayoría de las bodas se celebran entre mayo y octubre.

Tendencias actuales del sector

Antes, la gente pensaba que podía dedicarse a la organización de eventos sin experiencia ni formación gracias a Internet, pero ahora se sabe que la organización de eventos es un servicio profesional, necesario para el marketing y la imagen de su empresa.
En una economía en recesión, las conferencias de negocios son las primeras en desaparecer. Por eso, es posible que los organizadores de eventos corporativos sean despedidos.
El sector sanitario está en pleno auge. Por lo tanto, quienes se especialicen en la organización de eventos relacionados con la sanidad tendrán mucho trabajo, ya que los profesionales sanitarios están obligados a formarse de manera continua y a asistir a congresos para cumplir con los requisitos profesionales y mantener sus licencias.

¿Qué tipo de cosas les gustaba hacer a las personas que se dedican a esta profesión cuando eran jóvenes...

«Todo lo que hice cuando era joven estaba relacionado con el mundo del espectáculo, ya fuera el diseño de vestuario, la moda o los viajes. Yo no actúo, pero hago que el espectáculo sea posible. Todo lo que hice fue una ventaja para llegar a donde finalmente he llegado». HeatherKeenan, presidenta de Key Events, Inc.

Formación necesaria

¡El término «organización de eventos» abarca mucho! Desde bodas hasta eventos corporativos y ceremonias de entrega de premios, la organización de eventos requiere una amplia gama de habilidades y tareas que hay que aprender
- A menudo también puede ser sinónimo de la planificación de reuniones y congresos, así como de la organización de exposiciones.
Los organizadores de eventos suelen tener una licenciatura en gestión de reuniones o eventos, aunque hay estudiantes que se incorporan a este sector procedentes de una amplia variedad de titulaciones, como administración de empresas, gestión hotelera o incluso comunicación.
Cuanto más esté relacionada tu titulación con la organización de eventos, más probabilidades tendrás de empezar con mayores responsabilidades (¡y, por lo tanto, con un sueldo generalmente más alto!).
Para mejorar tu perfil académico, plantéate obtener una certificación de una organización profesional como, por ejemplo:
O*Net recoge otras certificaciones que tienen distintos requisitos de experiencia laboral para poder optar a ellas
Dado que el término «organización de eventos» abarca una gran variedad de tareas, muchos empleadores buscan experiencia específica, además de las titulaciones académicas.
Contar con experiencia laboral relacionada contribuye en gran medida a reforzar el currículum, por lo que muchos estudiantes aceptan trabajos a tiempo parcial en hoteles, centros de convenciones, lugares para celebrar bodas u otros establecimientos habituales para celebrar reuniones, con el fin de adquirir experiencia práctica y aprender sobre la marcha.

Credenciales

Esto podría quedar bien en tu currículum; sin embargo, la EXPERIENCIA tiene más peso que la formación o las titulaciones. Es solo un punto a tu favor, pero desde luego no es algo que te vaya a garantizar automáticamente un trabajo o clientes.

Profesional certificado en organización de eventos

Se trata de una certificación voluntaria dirigida a organizadores de reuniones y congresos. Para poder optar a ella, los candidatos deben contar con un mínimo de tres años de experiencia en la gestión de reuniones, haber ocupado recientemente un puesto relacionado con dicha gestión y acreditar haber obtenido créditos de formación continua. Aquellos que cumplan los requisitos deberán superar un examen que abarca temas como el aprendizaje de adultos, la gestión financiera, las instalaciones y los servicios, la logística y los programas de las reuniones.

Actividades para hacer en el instituto y en la universidad

En el instituto, perfecciona tus habilidades interpersonales y cursa asignaturas de comunicación, oratoria, marketing, empresariales y contabilidad.
¡Adquiere experiencia práctica a través del voluntariado! Colabora como voluntario en colegios, iglesias u organizaciones comunitarias para ayudar a planificar eventos, coordinar actividades, elaborar presupuestos para compras, encargar material, atender a los invitados y gestionar los detalles logísticos. Elabora un borrador de tu currículum y lleva un registro de todo lo que hagas y del número de asistentes.
Únete al comité de eventos de un club o una organización social (por ejemplo, una fraternidad o hermandad) y organiza un evento en tu instituto o universidad (un baile, una recaudación de fondos… etc.). Adquirir experiencia, aunque sea como voluntario, es fundamental para tu currículum.
Plantéate trabajar a tiempo parcial en hoteles, centros de convenciones, universidades o empresas locales, en puestos relacionados con la organización de grandes reuniones y eventos. Consigue cualquier trabajo que te permita VER y OBSERVAR los eventos: guardarropa, camarero o barman en una empresa de catering, arreglos florales, encargado de los aseos en un evento… etc.
Becario en una empresa de organización de eventos.
Crea tu propio «lookbook» o página de Pinterest: recopila diferentes looks, estilos, decoraciones y platos para empezar a desarrollar ideas y tu propio estilo sobre cómo te gustaría que fuera el evento.
Decide si quieres especializarte en un ámbito concreto (como las bodas)
Practica tus modales al teléfono y atención al cliente
Decide qué método de aprendizaje te conviene más: presencial, en línea o híbrido.
Consulta con tu tutor académico cuáles son las asignaturas optativas adecuadas
Echa un vistazo a las distintas opciones de certificación disponibles. Algunas requieren unos años de experiencia laboral, pero infórmate bien de esos requisitos para que puedas planificarlo con antelación.
A los organizadores de eventos les encanta reunirse a través de asociaciones profesionales, ¡así que busca una (o varias) en las que puedas participar!
Invierte en una buena cámara para poder hacer muchas fotos de tus trabajos
Crea un portafolio en línea y canales en redes sociales para promocionar y dar a conocer tus habilidades y servicios (y mostrar tus trabajos anteriores a futuros empleadores)
Echa un vistazo a las lo que deben y no deben llevar los profesionales del sector en los eventos. Ten en cuenta que la elección del vestuario debe ajustarse al tipo de evento
Mantente al día de las tendencias del sector leyendo artículos relevantes (como los de Skift Meetings) y viendo vídeos en YouTube.

Estadísticas sobre educación

10,7 % con título de bachillerato
8,2 % con título de técnico superior
49,7 % con título de grado
9,7 % con máster
1,1 % con la versión Professional

(% de los trabajadores de entre 25 y 44 años de esa profesión cuyo nivel de estudios más alto es)

Plan de acción típico

Cómo conseguir tu primer trabajo

Avisa con antelación a tu red de contactos cuando estés a punto de terminar tu formación
¡Trabaja para una empresa dedicada a los eventos: servicio de catering, floristería, empresa de autobuses, barman, empresa de diseño de iluminación y redes sociales! Esta experiencia te permitirá conocer desde dentro todo lo que conlleva la organización de un evento.
Colabora con el centro de orientación profesional de tu centro educativo para buscar trabajo, pulir tu currículum y practicar para las entrevistas.
Piensa en los lugares donde trabajan otros organizadores de eventos. Según BLS, los entornos de trabajo son:
- 20 %: organizaciones religiosas, de concesión de subvenciones, cívicas y profesionales
- 10 %: servicios administrativos y de apoyo
- 9 % - servicios de alojamiento y restauración
- 8 %: arte, entretenimiento y ocio
- 4 % - autónomos
Establece vínculos sólidos si trabajas a tiempo parcial o como voluntario
Crea un historial de experiencia relevante que puedas mostrar a posibles empleadores.
- Guarda documentación de todos los eventos que hayas ayudado a organizar, como fotografías y referencias profesionales de clientes y proveedores que den fe de tu fiabilidad y experiencia.
Da a conocer tu portafolio online y tus perfiles en redes sociales para darte a conocer
Escribe artículos y publícalos en sitios web dedicados a la organización de eventos, así como en redes sociales como LinkedIn
¡Múdate donde hay trabajo! La Oficina de Estadísticas Laborales señala que la mayor concentración de puestos de trabajo para organizadores de eventos se encuentra en Washington D. C., Colorado, Virginia, Utah y Rhode Island
Reseña Plantillas de currículum para organizadores de eventos para inspirarte
Asegúrate de que tu currículum sea impactante, convincente, no contenga errores y incluya abundantes datos estadísticos y detalles.
Busca oportunidades en Indeed, Glassdooro incluso Craigslist para trabajos más pequeños
Pide permiso a las posibles personas de referencia antes de facilitar sus datos de contacto.
¡Estar preparado para cualquier cosa es la clave para organizar un evento con éxito! Prepárate para las entrevistas repasando las preguntas más habituales y piensa en cómo las responderías.
Práctica simulacros de entrevistas para que puedas presentarte como una persona capaz y segura de ti misma

«Cualquier cosa que puedas hacer para ASISTIR a eventos. Ahí es donde la gente se da a conocer más. Cualquier trabajo extraescolar que puedas conseguir. Yo empecé como encargada del guardarropa. Vi todos y cada uno de los eventos que se celebraron. Si puedes trabajar de camarero, hazlo en un evento. Si sabes arreglar ramos, hazte con un puesto en una floristería que se encargue de la decoración floral para eventos. Si eres conserje, trabaja como encargado de los aseos en los lugares donde se celebren eventos. ¡VÉLO!». HeatherKeenan, presidenta de Key

¿Qué busca un empleador?

Mucha energía: ¡Puedo levantarme a las 4 de la mañana, acostarme a la 1 de la madrugada durante cinco días seguidos mientras hay un evento y seguir en plena forma!
Currículum: Trabajé en la organización de eventos. Trabajé durante la universidad porque eso demuestra que eras capaz de hacer muchas cosas a la vez.
Aspectos profesionales: ¿Sabes redactar un correo electrónico profesional? ¿Tienes buena presencia?

«Me fijo en dónde han trabajado antes y cuánto tiempo han estado allí. Busco a alguien con pasión, buena actitud, confianza y energía; alguien capaz de pensar con rapidez, alguien de quien me sienta orgullosa y que sepa relacionarse con los clientes…»Heather Keenan, presidenta de Key Events, Inc.

Cómo mantener la competitividad

Hablar varios idiomas: esto te abre las puertas a más clientes y a más eventos.
Mantente al día en materia de tecnología: programas para reuniones virtuales, redes sociales (Twitter, Facebook).
Crea una marca diferenciada y comercialízala.

Herramientas y recursos recomendados

Páginas web

Libros

Planificación y gestión de eventos: principios, planificación y práctica, por Ruth Dowson y David Bassett
El arte de la organización de eventos: consejos profesionales de un experto del sector, por Gianna Cardinale Gaudini
Deberías convertirte en ORGANIZADOR DE EVENTOS: Cómo poner en marcha un negocio de organización de eventos desde casa, paso a paso y partiendo de cero, por Rebecca Nowak

Consejos

«Asegúrate de que te encanta, porque es un trabajo duro. Es algo así como el circo. Es una vocación, no solo un trabajo». HeatherKeenan, presidenta de Key Events, Inc.

Infografía

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Sección de noticias

Editado por Michelle Cho

Colaboradores

Heather Keenan

Ofertas de empleo destacadas

Cursos y herramientas en línea

Expectativas salariales anuales

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Los nuevos trabajadores empiezan con un sueldo de unos 56 000 dólares. El sueldo medio es de 64 000 dólares al año. Los trabajadores con mucha experiencia pueden llegar a ganar unos 72 000 dólares.