Especialista en gestión documental

Horario de trabajo

• Los especialistas en gestión documental suelen trabajar a tiempo completo, y en ocasiones se les exige realizar horas extras.

Funciones habituales

• Elaborar procedimientos para la gestión del ciclo de vida de los documentos
• Crear taxonomías de clasificación de documentos. Clasificar los documentos según sus características
• Implementar la gestión de metadatos para facilitar la recuperación de documentos
• Personalizar las funciones y los flujos de trabajo del sistema de gestión de documentos
• Asegurarse de que los sistemas de gestión documental se integren con el resto del software de la organización
• Utilizar tecnología de captura de datos para la importación de documentos
• Convertir documentos físicos en digitales, garantizando la precisión y la facilidad de búsqueda
• Evaluar las necesidades de gestión documental de los departamentos o de los usuarios finales
• Formar al personal en la gestión eficaz de documentos, haciendo hincapié en las prácticas de seguridad
• Asegúrese de que los sistemas de gestión de documentos sean seguros, pero accesibles para quienes tengan necesidad y autorización para acceder a ellos.
• Supervisar el acceso a los documentos y los permisos. Garantizar la confidencialidad y la privacidad.
• Aplicar medidas de control de versiones si los documentos se revisan de forma habitual
• Documentos sobre el trazado para su revisión y comentarios
• Maquetar y editar documentos, si así se solicita
• Reúne los documentos que deban conservarse juntos, como los contratos con anexos o los formularios
• Exigir que se mantengan registros de auditoría de los documentos confidenciales que se transmiten

Responsabilidades adicionales

• Supervisar el cumplimiento de la normativa sobre gestión documental
• Registrar la entrada y salida de documentos del almacén
• Mantente al día sobre las tecnologías de gestión y las mejores prácticas
• Colaborar con los responsables de la gestión documental para conservar, archivar y eliminar documentos
• Elaborar planes de recuperación ante desastres para los sistemas de gestión documental
• Analizar el rendimiento del sistema para recomendar mejoras
• Coordinar las migraciones de documentos durante las actualizaciones del sistema
• Realizar auditorías para garantizar la integridad y resolver las discrepancias
• Prestar asistencia a los usuarios que tengan problemas para acceder a contenidos electrónicos
• Elaborar manuales de usuario y materiales de formación 

Habilidades interpersonales

• Atención al detalle
• Confidencialidad
• Coordinación
• Pensamiento crítico
• Atención al cliente
• Diligencia
• Independencia
• Habilidades interpersonales y de comunicación
• Seguimiento
• Resolución de problemas
• Trabajo en equipo

Competencias técnicas

• Dominio de programas de gestión documental (por ejemplo, SharePoint, OpenText Documentum)
• Conocimientos sobre tecnologías de digitalización
• Experiencia con sistemas de gestión de contenidos, metadatos y sistemas de clasificación
• Conocimiento de las prácticas de control de versiones
• Conocimientos en introducción de datos, captura de datos, gestión de bases de datos y elaboración de consultas
• Conocimientos sobre la automatización y la personalización de los flujos de trabajo
• Competencia en materia de seguridad de la información y prácticas de protección de datos
• Capacidad para realizar auditorías de sistemas y comprobaciones de cumplimiento normativo
• Dominio de las herramientas de edición y maquetación de documentos (por ejemplo, Adobe Acrobat, la suite de Microsoft Office)
• Conocimientos básicos de resolución de problemas informáticos y asistencia técnica
• Dependiendo de la organización y del puesto, también pueden necesitar competencias relacionadas con la documentación clínica, la HIPAA, la documentación de obra, los documentos jurídicos, las buenas prácticas de fabricación, etc.

• Archivos y bibliotecas
• Colegios, institutos, universidades, centros de investigación, etc.
• Empresas de ingeniería
• Entidades financieras
• Organismos públicos
• Organizaciones sanitarias
• Despachos de abogados y empresas de consultoría
• Organizaciones sin ánimo de lucro
• Empresas privadas y públicas, entre las que se incluyen minoristas, empresas farmacéuticas y tecnológicas
• Editoriales y agencias de noticias

Los especialistas en gestión documental trabajan con todos los departamentos de su organización y deben colaborar en el establecimiento y la personalización de flujos de trabajo que se adapten a las necesidades de todos.

No solo se encargan de los documentos en papel, sino que también son responsables de los documentos electrónicos. Por ello, deben dominar el software de gestión documental y aplicar los protocolos de privacidad y seguridad de los datos para evitar la divulgación no autorizada.

Para ello, es necesario mantenerse al día en cuanto a las últimas novedades en software, tecnologías de análisis y métodos de conservación digital. Es posible que tengan que resolver problemas técnicos en los sistemas, realizar auditorías de cumplimiento normativo e implementar estrategias de recuperación ante desastres para proteger los datos de la organización. 

Las soluciones basadas en la nube se están imponiendo en la gestión de documentos, gracias a la accesibilidad remota, la seguridad y la escalabilidad que ofrecen. El almacenamiento en la nube también permite compartir y editar documentos de forma colaborativa y en tiempo real.

La inteligencia artificial y el aprendizaje automático están automatizando ciertas tareas relacionadas con los documentos, como la introducción de datos, la clasificación y la extracción de información. Incluso contribuyen a mejorar la seguridad, el cumplimiento normativo y las funciones de búsqueda.

La sostenibilidad cobra cada vez más importancia, por lo que las organizaciones están adoptando sistemas digitales para reducir el uso de papel y las necesidades de almacenamiento, lo que les permite disminuir su impacto medioambiental. ¡Las firmas electrónicas y los recibos digitales también están reduciendo la dependencia del papel!

Los especialistas en gestión documental suelen ser personas organizadas, analíticas y eficientes. De jóvenes, es posible que fueran ordenados, les gustara leer o jugar a juegos que requirieran pensamiento crítico. Es posible que se sintieran igual de a gusto estando solos que participando en actividades en grupo.