Director de reuniones

Horario de trabajo

Los directores de reuniones suelen trabajar a tiempo completo y, a menudo, dedican horas extras a medida que se acercan los eventos. Viajan con bastante frecuencia, a veces varias veces al año, para visitar las sedes de los eventos o gestionar los asuntos en persona. También tienen que trabajar algunas tardes y fines de semana cuando se celebran los eventos.

Funciones típicas

• Dirigir reuniones de planificación con clientes o equipos internos.
• Seleccionar lugares, negociar contratos y gestionar las relaciones con los proveedores.
• Crear cronogramas, presupuestos y planes de contingencia.
• Supervisar el registro, la venta de entradas y las comunicaciones con los asistentes.
• Coordinar toda la logística del evento, incluyendo catering, audiovisuales, seguridad y montaje de salas.
• Realizar evaluaciones posteriores al evento para medir el éxito y mejorar los eventos futuros.

Responsabilidades adicionales

• Manténgase al día sobre las tecnologías para eventos, como aplicaciones móviles, retransmisiones en directo y plataformas virtuales.
• Colaborar con los equipos de marketing para impulsar la asistencia y la participación.
• Gestionar al personal del evento, los voluntarios y los proveedores in situ.
• Garantizar la accesibilidad, la sostenibilidad y la seguridad en todos los eventos.
• Supervise las tendencias del sector y los eventos competitivos para mantenerse a la vanguardia.
• Colaborar estrechamente con los socios hoteleros y las oficinas de convenciones y visitantes (CVB) para maximizar la experiencia de los asistentes y el retorno de la inversión.
• Formar a los planificadores junior o becarios en las mejores prácticas y herramientas emergentes.

Un día típico puede comenzar con la revisión de los plazos y la coordinación con los socios del lugar del evento. A media mañana puede haber una inspección virtual del lugar o una reunión sobre el presupuesto con un cliente. La tarde puede dedicarse a crear diagramas de las salas, confirmar las necesidades audiovisuales o aprobar los menús del catering.

Los días del evento, eres el primero en llegar y el último en irte: supervisas la preparación, resuelves los problemas de última hora y te aseguras de que todas las sesiones se desarrollen sin problemas. Es un trabajo muy dinámico, trepidante y profundamente gratificante. Como dice uno de los directores:«Cuando la conferencia magistral comienza a tiempo, las pantallas funcionan y el cliente sonríe, sabes que ha valido la pena».

Habilidades sociales

• Liderazgo y coordinación de equipos
• Gestión del tiempo
• Comunicación verbal y escrita
• Adaptabilidad
• Negociación
• Gestión de crisis
• Mentalidad orientada al servicio al cliente
• Creatividad
• Atención al detalle
• Sensibilidad cultural

Habilidades técnicas

• Software de gestión de eventos (por ejemplo, Cvent, Eventbrite)
• Presupuestación y planificación financiera
• Negociación de contratos
• Herramientas de gestión de proyectos (por ejemplo, Trello, Asana)
• Sistemas CRM
• Software de planos y diagramas (por ejemplo, Social Tables)
• Conocimiento del código contra incendios y del cumplimiento de la ADA.
• Conceptos básicos de audiovisuales y programación de la producción
• Plataformas de reuniones virtuales (Zoom, On24, Hopin)
• Análisis de datos para métricas posteriores al evento

• Director de reuniones internas: trabaja para una asociación, organización sin ánimo de lucro o empresa gestionando eventos internos y externos.
• Director de agencia de eventos externa: dirige la planificación de múltiples cuentas de clientes.
• Director de hotel o recinto: supervisa el departamento de reuniones de un hotel o centro de convenciones.
• Consultor independiente: dirige una empresa independiente o boutique dedicada a la planificación de eventos personalizados.

• Centros de convenciones y grandes hoteles
• Sede corporativa y asociaciones comerciales
• Empresas de gestión de destinos (DMC)
• Organizaciones gubernamentales y sin ánimo de lucro
• Universidades e instituciones educativas

¡Este no es un trabajo de 9 a 5! Las largas jornadas, los cambios de última hora y los plazos ajustados forman parte del puesto. Los directores deben mantener la calma, ser flexibles y centrarse en las soluciones, incluso cuando las cosas salen mal.

Viajarás con frecuencia y estarás «de guardia»antes de los grandes eventos. Si no se establecen límites, es posible que sufras agotamiento, pero para muchos, la energía, la variedad y la sensación de logro superan las exigencias.

Los eventos son cada vez más híbridos, combinando experiencias presenciales y virtuales. La sostenibilidad es un tema cada vez más importante, y los organizadores buscan soluciones sin residuos y compensaciones de carbono. El análisis de datos se está volviendo fundamental para medir el compromiso y el retorno de la inversión. También hay una tendencia hacia un diseño de eventos más inclusivo y accesible.

Las herramientas de inteligencia artificial y automatización están acelerando los flujos de trabajo, desde el registro mediante chatbots hasta la programación inteligente, y la creatividad es más importante que nunca para destacar en un mercado de eventos tan saturado.

A muchos les encantaba organizar bailes escolares, excursiones de clase o eventos para recaudar fondos para clubes. Otros destacaban en el teatro, los debates o los puestos de liderazgo. A menudo disfrutaban planificando, haciendo listas, realizando múltiples tareas y buscando formas creativas de hacer que la gente se sintiera bienvenida. Con su mentalidad hospitalaria y su obsesión por los detalles, les encantaba reunir a la gente.