Asistente administrativo/Empleado de oficina

Horario de trabajo

• Los auxiliares administrativos suelen trabajar en horario de oficina habitual, de lunes a viernes. Algunos puestos requieren trabajar por la tarde o durante el fin de semana. En ocasiones, existen oportunidades de teletrabajo y de trabajo híbrido.

Funciones habituales

• Atender el teléfono, tomar mensajes, transferir llamadas y gestionar el correo entrante y saliente, las notas y los faxes.
• Programar citas, actualizar los calendarios de eventos y organizar reuniones de personal.
• Colabora en las reuniones presenciales y virtuales preparando los órdenes del día, redactando las actas y distribuyendo los documentos de seguimiento. Organiza teleconferencias cuando sea necesario.
• Colaborar con otros miembros del personal administrativo, como los de recursos humanos, los responsables de oficina, los de relaciones públicas, los encargados de los archivos, los de facturación, los de formación, etc.
• Encargarse de los pedidos de material de oficina, supervisar el mantenimiento periódico de los equipos y gestionar las relaciones con los proveedores.
• Planificar y organizar eventos como reuniones de empresa y encuentros con clientes.
• Elaborar informes, documentos y presentaciones utilizando programas ofimáticos.
• Gestionar calendarios y citas. Coordinar los preparativos de viaje, como la reserva de billetes de avión, coches de alquiler, traslados, alojamiento en hoteles, inscripción a congresos, etc.
• Editar documentos, gestionar sistemas de archivo y realizar tareas básicas de contabilidad.
• Gestionar los registros digitales y físicos. Mantener la confidencialidad de la información sensible de acuerdo con las políticas de la empresa y/o las directrices estatales o federales.
• Supervisar el acceso de los visitantes y garantizar el cumplimiento de los protocolos de seguridad, como la entrega de tarjetas de identificación a los visitantes.
• Saludar a los clientes, invitados y demás visitantes. Averiguar el motivo de su visita. Indicarles el camino o acompañarlos hasta su destino.
• Recoger, clasificar, distribuir y preparar el correo y los paquetes entrantes y salientes.
• Colaborar en tareas relacionadas con la prevención de incendios, la seguridad y la protección. Ayudar en tareas financieras, como la gestión presupuestaria, la compra de artículos con tarjetas de crédito de la organización o la tramitación de comprobantes de viaje.

Funciones adicionales

Según sea necesario, los auxiliares administrativos pueden realizar tareas de apoyo adicionales, tales como:

• Formar al personal nuevo y ponerlo al corriente de los procedimientos de la oficina.
• Gestionar las cuentas en redes sociales, los boletines informativos y las actualizaciones básicas de la página web.
• Actualizar, mantener y distribuir circulares normativas, directrices de formación u otras comunicaciones de la organización.
• Actuar como punto de contacto para la comunicación entre departamentos.
• Responder a solicitudes externas, como las presentadas en virtud de la Ley de Libertad de Información, o remitirlas a quien corresponda.
• Resolver problemas técnicos relacionados con el equipamiento de oficina o el software, colaborando con el departamento de TI cuando sea necesario.
• Avisa al personal de la llegada de visitantes, entregas o mensajes urgentes.
• Mantener las listas de contactos y los directorios de la organización.
• Gestionar los registros básicos de la flota de vehículos, como los registros de mantenimiento.
• Realizar tareas generales de limpieza del hogar, como quitar el polvo, sacar la basura, pasar la aspiradora o regar las plantas. 

Habilidades interpersonales

• Precisión
• Capacidad de adaptación
• Atención al detalle
• Colaboración
• Comunicación
• Concentración
• Confidencialidad
• Orientación al servicio al cliente
• Toma de decisiones
• Con atención al detalle
• Eficiencia
• Enfoque
• Escuchar
• Multitarea
• Organización
• Paciencia
• Resolución de problemas
• Actitud profesional
• Responsabilidad
• Trabajo en equipo
• Gestión del tiempo

Competencias técnicas

Los auxiliares administrativos deben dominar lo siguiente:

• Software financiero y procesamiento de transacciones (por ejemplo, QuickBooks, SAP)
• Solución básica de problemas en equipos de oficina y sistemas informáticos
• Software de planificación y gestión de proyectos (por ejemplo, Outlook, Asana, Trello)
• Herramientas de comunicación como Slack, Zoom y Microsoft Teams
• Sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM), como Salesforce o HubSpot
• Ciberseguridad y seguridad de la información
• Introducción de datos y gestión de bases de datos
• Gestión de documentos y registros digitales (por ejemplo, SharePoint, Google Drive, HIPAA, RGPD)
• Gestión del correo electrónico
• Sistemas y protocolos de respuesta ante emergencias (por ejemplo, cuadros de alarma contra incendios, planes de evacuación)
• Software de gestión de eventos
• Software de gestión de existencias
• Software de gestión y envío de correo
• Equipos de oficina y sistemas telefónicos multilínea (faxes, fotocopiadoras, impresoras, equipos audiovisuales)
• Software ofimático y de presentaciones (por ejemplo, Microsoft Office, Google Workspace)
• Sistemas de seguridad y control de acceso
• Redes sociales y plataformas de comunicación externa
• Organización del viaje
• Sistemas de gestión de visitantes
• Sistemas de gestión de contenidos web (por ejemplo, WordPress, Wix)

• Oficinas centrales
• Centros educativos
• Organismos públicos
• Hoteles y complejos turísticos
• Consultorios médicos y dentales
• Organizaciones sin ánimo de lucro y colectivos comunitarios
• Pequeñas empresas 

Los auxiliares administrativos pueden trabajar en entornos de oficina con un ritmo de trabajo intenso, en los que se espera que presten excelentes servicios de apoyo, a menudo centrados en una persona concreta, aunque en ocasiones también para toda una oficina o incluso para toda una organización. Por lo general, tienen que compaginar múltiples tareas, desde programar reuniones y gestionar agendas hasta reservar viajes y atender solicitudes de última hora.

Mantenerse organizado y garantizar que todo funcione sin problemas es una parte importante del trabajo, pero tener buenas habilidades interpersonales es igual de importante. Ya sea atendiendo llamadas, coordinándose con los equipos o respondiendo a correos electrónicos, se encargan de que la comunicación fluya. Su capacidad para mantener la calma bajo presión y resolver problemas sobre la marcha los convierte en imprescindibles en cualquier lugar de trabajo.

El papel de los auxiliares administrativos está evolucionando más allá de las tareas básicas de oficina. Cada vez son más las empresas que recurren a ellos para desempeñar funciones de mayor nivel, como la coordinación de proyectos, el apoyo a recursos humanos e incluso la gestión de redes sociales. En lugar de limitarse a gestionar agendas y papeleo, se están convirtiendo en figuras clave en la toma de decisiones y la colaboración en equipo.  

El teletrabajo y el modelo híbrido también han cambiado las reglas del juego. Ahora, los asistentes deben ser expertos en comunicación digital, plataformas de reuniones virtuales y herramientas de gestión de proyectos basadas en la nube. Tanto si se trabaja desde casa como en la oficina, mantenerse organizado y garantizar la conexión entre los equipos es más importante que nunca.  

La tecnología está facilitando algunas tareas rutinarias, pero también está elevando el listón. Muchos asistentes están mejorando sus competencias en ámbitos como el análisis de datos, el marketing digital y las herramientas de automatización para mantenerse a la vanguardia. Al mismo tiempo, las empresas están haciendo hincapié en la sostenibilidad, fomentando los flujos de trabajo sin papel y las prácticas de oficina respetuosas con el medio ambiente como parte de sus operaciones diarias.

Los futuros auxiliares administrativos solían mostrar desde pequeños una aptitud especial para ayudar a los demás y asegurarse de que las tareas se realizaran a tiempo. ¡Quizá les gustaba organizar y planificar actividades, como eventos escolares, o simplemente echar una mano en casa!