Focos de atención
Auxiliar administrativo, Asistente administrativo, Asociado administrativo, Coordinador administrativo, Secretario administrativo, Especialista administrativo, Asistente administrativo ejecutivo, Asistente ejecutivo, Secretario ejecutivo, Auxiliar de oficina, Empleado censal.
Los auxiliares administrativos desempeñan funciones vitales en cualquier organización, ayudando a garantizar que las operaciones cotidianas se desarrollen sin problemas. Asisten a visitantes, gestionan agendas, coordinan reuniones, gestionan correspondencia, mantienen registros y realizan una amplia variedad de tareas de apoyo a ejecutivos, equipos o departamentos. En el caso de los funcionarios de alto nivel, su cargo puede ser el de Asistente Ejecutivo.
Estos profesionales destacan en organización, comunicación y multitarea. Trabajan en prácticamente todos los sectores, desde la sanidad y la educación hasta las oficinas corporativas y las organizaciones sin ánimo de lucro. Sus responsabilidades pueden abarcar desde tareas administrativas básicas hasta tareas especializadas como la planificación de eventos, la contabilidad, el análisis de datos, la gestión de proveedores o incluso la seguridad en el lugar de trabajo y la gestión de instalaciones. Esta amplia versatilidad los hace indispensables, ya que sirven de puente entre distintos departamentos y ayudan a que los flujos de trabajo funcionen con eficacia.
El título de Asistente Administrativo se utiliza a veces como sinónimo del término secretaria. Sin embargo, las funciones tradicionales de secretaria pueden centrarse más en la programación y la correspondencia, mientras que los administrativos suelen ocuparse de responsabilidades más amplias que pueden incluir la coordinación de proyectos y la gestión de oficinas.
- Flexibilidad para trabajar en diversos sectores y entornos.
- Desarrollar competencias transferibles en comunicación, organización y tecnología.
- Crear redes profesionales sólidas y trabajar en estrecha colaboración con equipos y ejecutivos.
Horario de trabajo
- Los auxiliares administrativos suelen trabajar en horario de oficina, de lunes a viernes. Algunos puestos requieren trabajo nocturno o de fin de semana. A veces se ofrecen oportunidades de trabajo a distancia e híbrido.
Tareas típicas
- Contestar teléfonos, tomar mensajes, transferir llamadas y manejar correo entrante y saliente, memorandos y faxes.
- Programar citas, actualizar calendarios de eventos y organizar reuniones de personal.
- Prestar apoyo a reuniones presenciales y virtuales preparando órdenes del día, levantando actas y distribuyendo seguimientos. Organizar teleconferencias, según sea necesario.
- Trabajar con otro personal administrativo como recursos humanos, jefes de oficina, relaciones públicas, personal de registros, facturación, departamentos de formación, etc.
- Hacer pedidos de material de oficina, supervisar el mantenimiento periódico de los equipos y gestionar las relaciones con los proveedores.
- Planificar y organizar actos como reuniones de empresa y encuentros con clientes.
- Preparar informes, documentos y presentaciones utilizando programas ofimáticos.
- Gestionar calendarios y citas. Coordinar los preparativos de los viajes, como la reserva de billetes de avión, coches de alquiler, lanzaderas, alojamiento en hoteles, inscripción en conferencias, etc.
- Editar documentos, mantener sistemas de archivo y realizar tareas básicas de contabilidad.
- Gestionar registros digitales y físicos. Mantener la confidencialidad de la información sensible de conformidad con las políticas de la empresa y/o las directrices estatales o federales.
- Supervisar el acceso de los visitantes y mantener los protocolos de seguridad, como la expedición de tarjetas de identificación.
- Saludar a clientes, invitados y otros visitantes. Determinar el motivo de su visita. Dirigirles o acompañarles a su destino.
- Recoger, clasificar, distribuir y preparar el correo y los paquetes entrantes y salientes.
- Ayudar en tareas relacionadas con la seguridad y la protección contra incendios. Ayudar en tareas financieras, como la gestión de presupuestos o la compra de artículos con tarjetas de crédito de la organización o la tramitación de vales de viaje.
Funciones adicionales
Según sea necesario, los Asistentes Administrativos pueden realizar tareas de apoyo adicionales como:
- Formar e incorporar al nuevo personal en los procedimientos de oficina.
- Gestión de cuentas en redes sociales, boletines y actualizaciones básicas del sitio web.
- Actualizar, mantener y distribuir cartas políticas, directrices de formación u otras comunicaciones de la organización.
- Servir de punto de contacto para la comunicación interdepartamental.
- Responder o encaminar solicitudes externas, como las relativas a la Ley de Libertad de Información.
- Resolver problemas técnicos con equipos o programas informáticos de oficina, poniéndose en contacto con el departamento de informática cuando sea necesario.
- Notificar al personal las visitas, entregas o mensajes urgentes.
- Mantener listas y directorios de contactos para la organización.
- Gestionar los registros básicos de la flota de vehículos, como los registros de mantenimiento.
- Realizar tareas generales de limpieza como quitar el polvo, sacar la basura, pasar la aspiradora o regar las plantas.
Habilidades blandas
- Precisión
- Adaptabilidad
- Atención al detalle
- Colaboración
- Comunicación
- Concentración
- Confidencialidad
- Orientación al servicio al cliente
- Toma de decisiones
- Orientado al detalle
- Eficacia
- Enfoque
- Escuchar
- Multitarea
- Organización
- Paciencia
- Resolución de problemas
- Comportamiento profesional
- Responsabilidad
- Trabajo en equipo
- Gestión del tiempo
Habilidades técnicas
Los auxiliares administrativos deben dominar los siguientes aspectos:
- Software financiero y procesamiento de transacciones (por ejemplo, QuickBooks, SAP)
- Solución de problemas básicos de equipos ofimáticos y sistemas informáticos.
- Software de programación y gestión de proyectos (por ejemplo, Outlook, Asana, Trello)
- Herramientas de comunicación como Slack, Zoom y Microsoft Teams
- Sistemas de gestión de las relaciones con los clientes (CRM) como Salesforce o HubSpot
- Ciberseguridad y garantía de la información
- Introducción de datos y gestión de bases de datos
- Gestión de documentos y registros digitales (por ejemplo, SharePoint, Google Drive, HIPAA, GDPR)
- Gestión del correo electrónico
- Sistemas y protocolos de respuesta en caso de emergencia (por ejemplo, paneles de alarma contra incendios, planes de evacuación).
- Software de gestión de eventos
- Software de gestión de inventarios
- Software de tratamiento y envío de correo
- Equipos de oficina y sistemas telefónicos multilínea (faxes, fotocopiadoras, impresoras, equipos audiovisuales)
- Ofimática y software de presentación (por ejemplo, Microsoft Office, Google Workspace)
- Sistemas de seguridad y control de acceso
- Redes sociales y plataformas de comunicación externa
- Organización del viaje
- Sistemas de gestión de visitantes
- Sistemas de gestión de contenidos web (por ejemplo, WordPress, Wix)
- Oficinas corporativas
- Instituciones educativas
- Organismos gubernamentales
- Hoteles y complejos turísticos
- Consultorios médicos y dentales
- Organizaciones sin ánimo de lucro y grupos comunitarios
- Pequeñas empresas
Los auxiliares administrativos pueden trabajar en entornos de oficina muy dinámicos en los que se espera que presten excelentes servicios de apoyo, a menudo centrados en una persona principal, pero a veces para toda una oficina o incluso toda una organización. Suelen tener que hacer malabarismos con múltiples tareas, desde programar reuniones y gestionar calendarios hasta reservar viajes y atender peticiones de última hora.
Organizarse y mantener el orden es una parte importante del trabajo, pero el don de gentes es igual de importante. Ya sea atendiendo llamadas, coordinándose con los equipos o respondiendo a correos electrónicos, mantienen la comunicación fluida. Su capacidad para mantener la calma bajo presión y resolver problemas sobre la marcha les hace esenciales en cualquier lugar de trabajo.
El papel de los auxiliares administrativos va más allá de las tareas básicas de oficina. Cada vez más empresas confían en ellos para responsabilidades de más alto nivel, como la coordinación de proyectos, el apoyo a RRHH e incluso la gestión de redes sociales. En lugar de limitarse a gestionar horarios y papeleo, se están convirtiendo en actores clave en la toma de decisiones y la colaboración en equipo.
El trabajo a distancia e híbrido también ha cambiado las reglas del juego. Ahora los asistentes deben ser profesionales de la comunicación digital, las plataformas de reuniones virtuales y las herramientas de gestión de proyectos basadas en la nube. Tanto si se trabaja desde casa como en la oficina, organizarse y mantener a los equipos conectados es más importante que nunca.
La tecnología facilita algunas tareas rutinarias, pero también sube el listón. Muchos asistentes están actualizando sus conocimientos en áreas como el análisis de datos, el marketing digital y las herramientas de automatización para mantenerse a la vanguardia. Al mismo tiempo, las empresas hacen hincapié en la sostenibilidad, fomentando flujos de trabajo sin papel y prácticas de oficina ecológicas como parte de sus operaciones diarias.
Los futuros auxiliares administrativos suelen tener un don precoz para ayudar a los demás y asegurarse de que las tareas se hacen a tiempo. Puede que les gustara organizar y planificar actividades como eventos escolares o simplemente ayudar en casa.
- Los auxiliares administrativos suelen necesitar al menos el título de bachillerato o el GED.
- No suele exigirse un título universitario, pero puede ser preferible un título de asociado o de licenciado para algunos trabajos, como:
▸ Diplomado en Administración de Oficinas o Estudios Profesionales Administrativos
Asociado en Tecnología de la Información
▸ Asociado en Recursos Humanos
▸ Licenciatura en Gestión Administrativa
▸ Licenciatura en Comunicación
- La formación profesional básica o los cursos del colegio comunitario pueden ser útiles, en temas como:
- Contabilidad y presupuestos básicos
- Comunicación empresarial
- Resolución de conflictos
- Servicio de atención al cliente
- Ciberseguridad
- Introducción de datos
- Preparación de documentos
- Operaciones de recepción y protocolos de seguridad
- Administración de oficinas
- Gestión de archivos
- Programación y gestión del calendario
- Redes sociales y comunicación digital
- Protocolo telefónico
- Gestión del tiempo
- Programas de tratamiento de textos, hojas de cálculo y presentaciones
- Mantenimiento del sitio web
- Seguridad en el lugar de trabajo y procedimientos de emergencia
- Los estudiantes pueden adquirir práctica a través de prácticas, trabajos a tiempo parcial u oportunidades de voluntariado.
- La mayoría de las empresas ofrecen formación en el puesto de trabajo para tareas específicas.
- Las certificaciones opcionales incluyen:
- Profesional Administrativo Certificado de la Asociación Internacional de Profesionales de la Administración
- Certificación de Excelencia Profesional Administrativa de la Sociedad Americana de Profesionales Administrativos
- No se requiere titulación universitaria, pero es útil seguir cursos relacionados con tareas administrativas específicas, como comunicaciones, ofimática, presupuestos, atención al cliente, preparación de documentos, gestión de archivos, gestión de calendarios, mecanografía y seguridad en el lugar de trabajo.
- Elija programas acreditados con profesores experimentados y sólidas conexiones con la industria.
- Compare los costes de matrícula y explore las opciones de ayuda financiera o becas.
- Considere el formato del curso (en línea, presencial o híbrido) y la flexibilidad de los horarios de clase.
- Busca oportunidades de aprendizaje práctico, como las prácticas.
- Eche un vistazo a los servicios profesionales que ofrecen colocación laboral, apoyo para la elaboración de currículos y oportunidades para establecer contactos.
Muchas escuelas de formación profesional, colegios comunitarios y programas de formación en línea ofrecen clases y certificados relacionados con las tareas administrativas. Las plataformas en línea incluyen:
Algunos programas de formación especializada son ofrecidos por organizaciones profesionales como:
- Certificación de Excelencia Profesional Administrativade la Sociedad Americana de Profesionales Administrativos
- Profesional Administrativo Certificado de la Asociación Internacional de Profesionales de la Administración
- Composición en inglés, lengua y literatura y mecanografía son asignaturas importantes para obtener buenos resultados durante el bachillerato.
- Realice cursos empresariales para adquirir conocimientos sobre procedimientos de oficina, contabilidad, teneduría de libros, redacción de correspondencia comercial y gestión.
- Únete a clubes escolares u organizaciones estudiantiles donde puedas asumir funciones administrativas, como gestionar horarios, tramitar correos electrónicos o coordinar eventos.
- Desarrollar el dominio de programas ofimáticos como Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) y Google Workspace.
- Adquiera experiencia en el uso de herramientas de programación, software de gestión de relaciones con los clientes (CRM) y plataformas de almacenamiento en la nube.
- Trabajar para mejorar la velocidad y la precisión de mecanografía.
- Participe en actividades en las que pueda practicar la comprensión oral, el mantenimiento de registros, la gestión del tiempo, la gestión de proyectos, la toma de notas y otras destrezas.
- Busque trabajos a tiempo parcial orientados al cliente, prácticas u oportunidades de voluntariado.
- Pregunta a un auxiliar administrativo en activo si puede hacerte una entrevista informativa.
- Considera la posibilidad de trabajar por cuenta propia como asistente virtual en Upwork, Freelancer u otros sitios para adquirir más experiencia mientras te pagan.
- Manténgase informado sobre las tendencias del sector y los avances en tecnología ofimática.
- Solicita trabajo en portales como Indeed, Simply Hired o Glassdoor. Busca también oportunidades locales en Craigslist.
- Considera la posibilidad de hacer prácticas o trabajar a tiempo parcial para abrirte camino.
- Revisa las plantillas de currículum de Auxiliar Administrativo para obtener ideas sobre el formato y la redacción.
- Fíjate en las palabras clave que aparecen en los anuncios de empleo e intenta incorporarlas a tu currículum, como por ejemplo
- Gestión del calendario
- Correspondencia
- Servicio de atención al cliente
- Introducción de datos
- Preparación de documentos
- Gestión del correo electrónico
- Gestión de existencias
- Coordinación de reuniones
- Paquete Microsoft Office
- Mantenimiento de equipos de oficina
- Etiqueta telefónica
- Mantenimiento de registros
- Programación de citas
- Pide ayuda al centro de orientación profesional de tu centro de estudios para que te ayuden con los currículos, los simulacros de entrevista y la búsqueda de empleo.
- Acuda a su red de contactos profesionales para obtener información sobre ofertas de empleo, ya que muchos puestos no se anuncian ampliamente en Internet.
- Pregunta a tus profesores, supervisores y compañeros si pueden servirte de referencias personales.
- Empieza a trabajar como freelance en Upwork, Fiverr y sitios relacionados.
- Estudia las preguntas de la entrevista de Auxiliar Administrativo, como:
- "¿Puedes describir algún momento en el que hayas tenido que gestionar múltiples tareas con plazos contrapuestos? ¿Cómo priorizaste y te mantuviste organizado?".
- "¿Cómo maneja la información confidencial en una función administrativa? ¿Puede dar un ejemplo de un momento en que tuvo que mantener la discreción?".
- Cuando te llamen para una entrevista, investiga sobre la empresa para conocerla mejor y poder hablar un poco sobre cómo encajarías en su cultura de trabajo.
- Antes de la entrevista, haz más simulacros de entrevista con un amigo, específicos para ese empleador y ese puesto.
- Vístete siempre adecuadamente para triunfar en la entrevista de trabajo y ten preparadas algunas preguntas para hacerles.
- Después de las entrevistas, envíe correos electrónicos de agradecimiento para expresar su gratitud y reafirmar su interés por el puesto.
- Habla con tu supervisor sobre la promoción profesional. Es posible que las funciones de auxiliar administrativo no tengan vías directas de promoción, a menos que solicites un puesto de nivel superior en la misma organización o en otra distinta.
- A veces, los auxiliares administrativos pasan a desempeñar funciones de asistentes ejecutivos en las que prestan apoyo a personal de más alto nivel. Estos cambios suelen conllevar mayores responsabilidades, más visibilidad y salarios más altos.
- Ten en cuenta que, incluso si te quedas en el mismo puesto, hay cosas que puedes hacer para aumentar tus posibilidades de conseguir un aumento, como recibir formación adicional y obtener certificaciones que aumenten tu valor para la empresa. Por ejemplo:
- Microsoft - Especialista en Microsoft Office
- Google - Certificación Google Workspace
- Project Management Institute - Fundamentos de la gestión de proyectos
- Asociación Internacional de Profesionales Administrativos - Certificado de Especialidad en Gestión de Organizaciones
- Continúa trabajando en tu velocidad y precisión al teclear.
- Aprenda a utilizar con destreza los programas de ofimática más recientes y avanzados, especialmente los programas de automatización basados en IA. Asegúrate de revisar cualquier trabajo realizado por la IA para comprobar su calidad y precisión.
- Participe en organizaciones profesionales como la American Society of Administrative Professionals para establecer contactos y aprender.
- Ofrécete como voluntario para proyectos de gran envergadura para demostrar tus capacidades, aunque no figuren en la descripción de tu puesto. Estar dispuesto a ayudar en otras cosas puede indicar que estás preparado para asumir más responsabilidades.
Páginas web
- Premios Admin
- Federación Americana de Empleados Estatales, Municipales y de Condados
- Sociedad Americana de Profesionales Administrativos
- Asociación de Profesionales Ejecutivos y Administrativos
- Revista Executive Support
- Asociación Internacional de Profesionales de la Administración
- Asociación Internacional de Asistentes Virtuales
- Asociación Nacional de Profesionales de la Oficina Educativa
- Asociación Nacional de Recepcionistas Profesionales
- Office Dynamics Internacional
- Sociedad de Gestión de Recursos Humanos
- Redes VA
Libros
- Administrative Assistant's and Secretary's Handbook, porJames Stroman, Kevin Wilson , et al.
- El profesional administrativo: Tecnología y procedimientos, de Patsy Fulton-Calkins y Dianne Rankin
- El Líder Asistente: Four Pillars of a Confident, Game-Changing Assistant, por Jeremy Burrows
- La Oficina: Procedimientos y tecnología, de Mary Oliverio, et al.
- El administrador organizado, por Julie Perrine
Los auxiliares administrativos ayudan a garantizar la fluidez de las comunicaciones y las operaciones administrativas dentro de sus organizaciones. Se trata de una función muy amplia con oportunidades en casi todos los sectores. Pero si quieres considerar otras alternativas, algunas carreras afines son:
- Director de Servicios Administrativos
- Cajero de banco
- Empleado de contabilidad, teneduría de libros y auditoría
- Empleado de mostrador y alquiler
- Periodista judicial
- Representante del Servicio de Atención al Cliente
- Empleado de entrada de datos
- Editor
- Organizador de eventos
- Secretario financiero
- Oficinista general
- Tecnólogo en información sanitaria
- Director de Recursos Humanos
- Intérprete
- Secretaria Jurídica
- Especialista en facturación y codificación médicas
- Director de oficina
- Paralegal
- Asistente personal
- Recepcionista
- Transcriptora
- Traductor
- Agente de viajes
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Trabajos destacados
Cursos y herramientas en línea
Expectativas salariales anuales
Los nuevos trabajadores empiezan en torno a los 45.000 dólares. El salario medio es de 55.000 dólares al año. Los trabajadores con más experiencia pueden ganar unos 69.000 dólares.
Expectativas salariales anuales
Los nuevos trabajadores empiezan en torno a los 49.000 dólares. El salario medio es de 61.000 dólares al año. Los trabajadores con más experiencia pueden ganar unos 78.000 dólares.
Expectativas salariales anuales
Los nuevos trabajadores empiezan en torno a los 41.000 dólares. El salario medio es de 50.000 dólares al año. Los trabajadores con más experiencia pueden ganar unos 63.000 dólares.
Expectativas salariales anuales
Los nuevos trabajadores empiezan en torno a los 44.000 dólares. El salario medio es de 52.000 dólares al año. Los trabajadores con más experiencia pueden ganar unos 65.000 dólares.
Expectativas salariales anuales
Los nuevos trabajadores empiezan en torno a los 40.000 dólares. El salario medio es de 49.000 dólares al año. Los trabajadores con más experiencia pueden ganar unos 63.000 dólares.