Focos
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Todas las empresas, escuelas y organizaciones dependen de una cosa para funcionar correctamente: la gestión del dinero. Pero, ¿quién lleva el control de todos esos pagos, facturas y registros financieros entre bastidores? ¡Ahí es donde entran en juego los asistentes contables!
Los asistentes contables ayudan a mantener registros financieros precisos que permiten a las empresas estar organizadas y cumplir con la normativa. Registran las transacciones diarias, procesan facturas y pagos, comprueban los extractos bancarios y se aseguran de que todo cuadra perfectamente. Piensa en ellos como la columna vertebral del equipo financiero de una empresa: las personas que se aseguran de que las cuentas estén equilibradas y las facturas se paguen a tiempo.
¡Su trabajo va mucho más allá de hacer cálculos numéricos! Colaboran con contables, gerentes y, a veces, incluso con clientes para verificar datos, preparar informes y resolver pequeños misterios financieros, como averiguar por qué no se ha realizado un pago o de dónde proviene un cargo adicional.
Ya sea llevando un control de los gastos de una cafetería local o ayudando a los auditores de una gran empresa, los asistentes contables desempeñan un papel fundamental a la hora de ayudar a las empresas a tomar decisiones financieras inteligentes. Es una carrera ideal para aquellos a los que les gustan los números, la organización y la satisfacción de mantener todo en perfecto orden.
- Ver claramente la situación financiera de una empresa gracias a su meticuloso mantenimiento de registros.
- Desempeñar un papel clave para que una empresa funcione de manera fluida y eficiente.
- Adquirir experiencia versátil que pueda conducir a puestos de contabilidad o finanzas de mayor nivel.
- Desarrollar habilidades técnicas y analíticas que son valiosas en casi todos los sectores.
- Sentir satisfacción cuando los informes cuadran perfectamente tras horas de revisión minuciosa.
Horario de trabajo
Los asistentes contables suelen trabajar a tiempo completo durante el horario laboral habitual, de lunes a viernes. Durante la temporada de declaración de impuestos, el cierre del ejercicio fiscal o los periodos de auditoría, es posible que se requieran horas extras. Las opciones de trabajo remoto e híbrido son cada vez más comunes en este campo.
Funciones típicas
- Introducir y verificar datos financieros en el software de contabilidad.
- Prepare facturas, órdenes de compra e informes de gastos.
- Procesar pagos, depósitos y reembolsos.
- Conciliar cuentas bancarias y estados financieros.
- Apoyar el procesamiento de nóminas y la documentación fiscal.
- Ayudar a los contables con los informes financieros mensuales o trimestrales.
Responsabilidades adicionales
- Mantener sistemas de archivo digitales y en papel bien organizados.
- Comunicarse con proveedores y clientes sobre cuestiones relacionadas con la facturación.
- Ayuda a controlar presupuestos, gastos y fondos para gastos menores.
- Apoyar las auditorías internas localizando registros y verificando transacciones.
- Actualizar hojas de cálculo y ayudar en la preparación de los estados financieros de fin de año.
- Garantizar el cumplimiento de las políticas de la empresa y las normas contables.
Un día típico comienza revisando los correos electrónicos y comprobando si hay nuevas facturas o gastos presentados. Muchos asistentes contables comienzan introduciendo los datos de los recibos o las órdenes de compra en el software de contabilidad.
A media mañana puede incluir la conciliación de las transacciones del día anterior, la verificación de los pagos y la comprobación de que todos los documentos coincidan con las cuentas correctas. La tarde suele dedicarse a preparar hojas de cálculo, tramitar reembolsos o ayudar al contable con los informes de fin de mes.
Durante los periodos de mayor actividad, como la temporada de declaración de impuestos, los días pueden ser más ajetreados, ya que hay que cotejar los estados financieros y trabajar en estrecha colaboración con los auditores.
«Nuestro personal de apoyo corporativo trabaja día tras día, entre bastidores, apoyando a nuestros equipos in situ, planificando nuestro crecimiento, trazando nuestro éxito y mucho más». — Nyssa Garrison, asistente de contabilidad, PLK Communities.
Habilidades sociales
- Atención al detalle
- Gestión del tiempo
- Organización
- Integridad y confidencialidad
- Pensamiento analítico
- Habilidades comunicativas
- Fiabilidad
- Resolución de problemas
- Trabajo en equipo
- Servicio al cliente
Habilidades técnicas
- Software de contabilidad (por ejemplo, QuickBooks, SAP, Xero)
- Microsoft Excel y Google Sheets
- Introducción de datos y gestión de bases de datos
- Sistemas de cuentas por pagar/por cobrar
- Procedimientos de nómina y facturación
- Principios de contabilidad
- Preparación de informes financieros
- Fórmulas de hoja de cálculo y tablas dinámicas
- Seguimiento presupuestario
- Conocimiento de los PCGA (Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados)
- Asistentes de cuentas por pagar: gestionan las facturas de los proveedores y los pagos salientes.
- Asistentes de cuentas por cobrar: Realizar el seguimiento de los pagos entrantes y gestionar la facturación de los clientes.
- Asistentes de nóminas: Ayudan a procesar los salarios y prestaciones de los empleados.
- Asistentes de auditoría o cumplimiento normativo: Apoyan los procesos de auditoría interna y externa.
- Asistentes de contabilidad: se encargan de los libros mayores y concilian los registros financieros de las pequeñas empresas.
- Empresas de contabilidad y agencias de auditoría
- Departamentos de finanzas corporativas
- Oficinas gubernamentales
- Organizaciones sin ánimo de lucro
- Instituciones sanitarias y educativas
- Pequeñas empresas y empresas emergentes
La precisión y los plazos son fundamentales. Se espera que los asistentes contables sean meticulosos, incluso cuando realizan tareas repetitivas, y que mantengan la confidencialidad de la información financiera. Los cierres de fin de mes o la temporada de impuestos pueden suponer más horas de trabajo y una mayor concentración.
Sin embargo, la recompensa es aprender directamente de los contables, adquirir experiencia financiera en el mundo real y sentar las bases que pueden conducir a puestos como el de contable o analista financiero.
La automatización y la digitalización están transformando la contabilidad. Los sistemas basados en la nube, la introducción de datos impulsada por la inteligencia artificial y la facturación electrónica se están convirtiendo en la norma. Sin embargo, la supervisión humana sigue siendo esencial para garantizar la precisión y el juicio ético. Los informes de sostenibilidad y el seguimiento de los criterios ESG (medioambientales, sociales y de gobernanza) también están añadiendo nuevas dimensiones al trabajo contable.
El trabajo remoto ha abierto oportunidades para ayudar a los departamentos de contabilidad en cualquier parte del mundo.
Las personas que se convierten en asistentes contables suelen disfrutar de actividades relacionadas con la organización, los números y la atención al detalle. Es posible que les haya gustado llevar un control de sus propios gastos o ayudar a sus familiares a elaborar presupuestos. Muchos encontraban satisfacción en las tareas escolares relacionadas con las matemáticas, los rompecabezas o los juegos de lógica. A algunos les gustaba organizar eventos escolares, ayudar a los profesores a anotar las notas o trabajar a tiempo parcial en oficinas donde podían utilizar hojas de cálculo o manejar recibos. Suelen enorgullecerse de su precisión, disfrutan viendo cómo «cuadran» las cosas y les gusta poner orden en el caos financiero u organizativo.
Diploma de secundaria o GED (requisito mínimo)
- Céntrate en las clases de matemáticas, negocios e informática. Los cursos de economía o contabilidad (si se ofrecen) son una excelente preparación.
Certificado de educación superior o título de técnico superior (preferible)
La mayoría de los empleadores prefieren un título de dos años en:
- Contabilidad
- Administración de Empresas
- Finanzas
- Contabilidad
Licenciatura (Avance)
Una licenciatura de cuatro años en contabilidad o finanzas puede abrir las puertas a puestos más altos, como el de contable o auditor.
Certificaciones que pueden ayudarte a destacar:
- Contable certificado (CB) – Instituto Americano de Contables Profesionales
- Usuario certificado de QuickBooks
- Especialista en Microsoft Office (Excel)
- Certificación de nóminas (Certificación fundamental de nóminas – APA)
- En la escuela secundaria, concéntrate en matemáticas, negocios, contabilidad y cursos de informática.
- Fortalece tus habilidades para resolver problemas y comunicarte, ya que son fundamentales en cualquier puesto relacionado con las finanzas.
- Practique el uso de programas de hojas de cálculo como Microsoft Excel o Google Sheets.
- Únete a clubes empresariales o de emprendimiento como DECA o Junior Achievement.
- Ofrecerse como voluntario para ser tesorero de un club escolar o una organización comunitaria para adquirir experiencia práctica en la elaboración de presupuestos.
- Solicita trabajos a tiempo parcial o de verano en oficinas, comercios minoristas o pequeñas empresas para aprender a gestionar pagos y recibos.
- Asista a talleres o seminarios web sobre contabilidad básica, teneduría de libros o conocimientos financieros.
- En la universidad, cursa un título de asociado o licenciatura en Contabilidad, Administración de Empresas o Finanzas.
- Realiza cursos sobre nóminas, fiscalidad e informes financieros para adquirir conocimientos técnicos.
- Busca prácticas o programas de educación cooperativa en empresas de contabilidad o departamentos financieros.
- Busca becas ofrecidas por organizaciones contables como el Instituto Americano de Contables Profesionales (AIPB) o las asociaciones estatales de contadores públicos certificados (CPA).
- Aprende a utilizar programas de contabilidad como QuickBooks, Xero o SAP, habilidades muy valoradas por los empleadores.
- Realice cursos de ética o derecho empresarial para comprender las regulaciones financieras y el cumplimiento normativo.
- Únete a asociaciones estudiantiles de contabilidad o grupos profesionales como la AIPB o el Instituto de Contadores Administrativos (IMA) para empezar a crear tu red de contactos desde el principio.
Busca escuelas que ofrezcan:
- Formación práctica en software de contabilidad (QuickBooks, Excel, SAP)
- Oportunidades de prácticas o programas cooperativos con empresas locales.
- Cursos sobre nóminas, fiscalidad e informes financieros.
- Clases con pocos alumnos y oportunidades de tutoría.
Entre los mejores programas se incluyen:
- Portland Community College – Programa de Certificación en Contabilidad
- City College de San Francisco – Título de asociado en contabilidad
- Penn Foster College – Título de asociado en contabilidad en línea
- Universidad de Phoenix – Licenciatura en Contabilidad
- Busca ofertas de empleo para principiantes en Indeed, LinkedIn, Glassdoor o en las bolsas de trabajo locales.
- Utiliza palabras clave como «auxiliar contable», «auxiliar de contabilidad» o «especialista en cuentas por pagar».
- Destaca en tu currículum cualquier curso relacionado con contabilidad, conocimientos informáticos o prácticas profesionales.
- Solicita puestos en sectores como el comercio minorista, la sanidad o las organizaciones sin ánimo de lucro: casi todas las organizaciones necesitan apoyo contable.
- Pide referencias a tus profesores o supervisores de prácticas: ellos pueden dar fe de tu fiabilidad y precisión.
- Aprende a utilizar programas de contabilidad y menciónalo en las entrevistas: es una gran ventaja.
- Vístete de manera profesional y destaca tu atención al detalle y tus habilidades organizativas.
- Ofrézcase como voluntario para ayudar con la contabilidad o la elaboración de presupuestos para clubes estudiantiles, grupos comunitarios o pequeñas empresas; la experiencia cuenta, aunque no sea remunerada.
- Únete a una asociación de contabilidad local o en línea, o a un grupo de jóvenes profesionales, para crear tu red de contactos.
- Prepárate para preguntas comunes en entrevistas como «¿Cómo te mantienes organizado?» o «Describe una ocasión en la que detectaste un error antes de que se convirtiera en un problema».
- Adapta tu currículum a cada puesto de trabajo: utiliza palabras clave de la oferta de empleo para que los sistemas de seguimiento de candidatos (ATS) lo seleccionen.
- Realiza cursos online gratuitos o de bajo coste sobre Excel, QuickBooks o Microsoft Dynamics para mejorar tus habilidades.
- Muestra entusiasmo por aprender y crecer: los empleadores valoran a los candidatos que están deseosos de progresar.
- Realice un seguimiento después de enviar una solicitud o realizar una entrevista para demostrar profesionalismo e interés.
- Adquiera experiencia y asuma más responsabilidades con la conciliación de cuentas o la preparación de informes.
- Obtenga una certificación como contable certificado o asesor profesional de QuickBooks.
- Continúa tu formación para obtener una licenciatura en contabilidad o finanzas.
- Establezca contactos a través del Instituto Americano de Contables Profesionales (AIPB) o de asociaciones empresariales locales.
- A medida que adquieras experiencia, pasa a desempeñar funciones como contable, analista financiero o director de contabilidad.
- Ofrecerse como voluntario para proyectos especiales o auditorías que le expongan a procesos financieros de mayor nivel.
- Domina las funciones avanzadas de Excel y las herramientas de análisis de datos, ya que son muy valoradas por los empleadores.
- Aprenda a preparar estados financieros y a comprender el cumplimiento normativo para ampliar sus conocimientos.
- Desarrolle sus habilidades de comunicación y trabajo en equipo: a menudo colaborará con gerentes, proveedores y otros departamentos.
- Solicite formación cruzada en nóminas, presupuestos o cuentas por cobrar/por pagar para ampliar su experiencia.
- Busca la orientación de contables o controladores con experiencia para aprender los entresijos de las finanzas estratégicas.
- Manténgase al día sobre las leyes fiscales y las tendencias en software de contabilidad para seguir siendo competitivo.
- Considera obtener certificaciones profesionales como CPA (Contador Público Certificado) o CMA (Contador Administrativo Certificado) si planeas avanzar hacia puestos de contabilidad o gestión financiera de alto nivel.
- Demuestra fiabilidad e iniciativa: ser conocido como «la persona a la que acudir»por tu precisión y capacidad para resolver problemas puede abrirte oportunidades de promoción.
- Después de varios años, explore la posibilidad de ascender a puestos de controlador, supervisor contable o director financiero, en función de sus intereses profesionales.
Sitios web
- Instituto Americano de Contables Profesionales (AIPB)
AccountingCoach.com - Oficina de Estadísticas Laborales de EE. UU. – Contabilidad y teneduría de libros
- Centro de aprendizaje de QuickBooks.com
- Guía profesional de Indeed: empleos en contabilidad
- LinkedIn Learning: cursos de Excel y contabilidad
Libros
- Contabilidad todo en uno para principiantes, de Lita Epstein
- Contabilidad simplificada, por Mike Piper
- QuickBooks Online para principiantes, por Crystalynn Shelton
Los asistentes contables son esenciales para las operaciones financieras de cualquier organización, pero el trabajo a veces puede ser repetitivo y estar sujeto a plazos. Los cierres de fin de mes, las auditorías y las temporadas de impuestos pueden suponer una presión adicional y largas jornadas laborales. Aun así, la atención al detalle y la capacidad para resolver problemas que se adquieren son muy valiosas en muchos sectores.
Si te interesan carreras similares que requieran las mismas habilidades de organización, precisión y gestión financiera, ¡considera las siguientes opciones!
- Especialista en nóminas
- Asistente administrativo
- Empleado de facturación
- Empleado de introducción de datos financieros
- Gerente de oficina
- Preparador de impuestos
Fuente de noticias
Empleos destacados
Cursos y herramientas en línea
Expectativas salariales anuales
Los nuevos trabajadores comienzan con un salario de alrededor de 50 000 dólares. El salario medio es de 60 000 dólares al año. Los trabajadores con mucha experiencia pueden ganar alrededor de 75 000 dólares.
Expectativas salariales anuales
Los nuevos trabajadores comienzan con un salario de alrededor de 53 000 dólares. El salario medio es de 65 000 dólares al año. Los trabajadores con mucha experiencia pueden ganar alrededor de 78 000 dólares.
Expectativas salariales anuales
Los nuevos trabajadores comienzan con un salario de alrededor de 48 000 dólares. El salario medio es de 57 000 dólares al año. Los trabajadores con mucha experiencia pueden ganar alrededor de 69 000 dólares.
Expectativas salariales anuales
Los nuevos trabajadores comienzan con un salario de alrededor de 49 000 dólares. El salario medio es de 59 000 dólares al año. Los trabajadores con mucha experiencia pueden ganar alrededor de 70 000 dólares.
Expectativas salariales anuales
Los nuevos trabajadores comienzan con un salario de alrededor de 47 000 dólares. El salario medio es de 56 000 dólares al año. Los trabajadores con mucha experiencia pueden ganar alrededor de 65 000 dólares.